CHAPITRE 1 : GENERALITES
SECTION UNIQUE : Objet et Mission
Objet
Le Conseil communal etterbeekois institue un conseil consultatif dénommé « Commission de la Mobilité et de la sécurité routière » en vue de mettre en place un dialogue régulier entre les autorités communales, les services communaux compétents en la matière et les représentants de la société civile.
Mission
La Commission a un pouvoir consultatif. Elle a pour mission de:
- Permettre un échange constructif entre les parties prenantes sur les enjeux liés à la mobilité et à la sécurité routière;
- Formuler des avis sur les projets structurants relatifs à la mobilité et à la sécurité routière mis en place par la Commune;
- Formuler des recommandations sur tout projet visant à améliorer la mobilité et la sécurité routière dans la Commune;
La Commission ne peut traiter des questions liées aux personnes.
La Commission agit sans porter préjudice aux missions des autres instances consultatives officielles exerçant dans le champ d’une compétence communale. Leur avis est requis lorsqu’un point mis à l’ordre du jour de la Commission impacte leurs projets.
CHAPITRE 2 : LA COMMISSION
SECTION 1 : Le rôle et les avis de la Commission
Le rôle consultatif
La Commission remet des avis sur demande du Collège des Bourgmestre et Echevins.
Elle soumet également des recommandations au Collège.
Les avis de la Commission sont consultatifs.
Le Collège des Bourgmestre et Echevins motivera sa décision s’il souhaite ne pas suivre l’avis ou la recommandation remis par la Commission.
SECTION 2 : La composition de la Commission
Les membres
La Commission se compose de la façon suivante :
- Un.e fonctionnaire en charge de la participation citoyenne ;
- Un.e fonctionnaire en charge de la mobilité et de la sécurité routière ;
- Un.e fonctionnaire du Service de prévention ;
- Six citoyen.ne.s etterbeekoi.se.s tiré.e.s au sort, selon les modalités décrites à l’article 5, § 1er du présent règlement ;
- Un.e représentant.e par association active dans le secteur de la mobilité, avec un minimum de 3 associations représentées, après un appel à candidature selon les modalités à l’article 5, § 2 du présent règlement ;
- Un.e représentant.e des Personnes à Mobilité Réduite et 1 représentant.e des groupements de commerçants selon les modalités à l’article 5, § 3 du présent règlement ;
- Un.e représentant.e de la zone de police Montgomery
Le Bourgmestre et l’Echevin.e ou les échevin.e.s en charge de la mobilité, de la sécurité routière et/ou de la prévention sont présent.e.s avec un statut d’observateur.rice. Ils et elles sont entendu.e.s préalablement aux débats au sein de la Commission pour exposer les éléments nécessaires à la compréhension d’un point inscrit à son ordre du jour.
Les autres membres du Collège des Bourgmestre et Echevins peuvent également en faire la demande en fonction de l’ordre du jour.
Les modalité de désignation des membres
. Les citoyen.ne.s siégeant au sein de la Commission sont tiré.e.s au sort par le service désigné à cet effet par le Collège des Bourgmestre et Echevins, sur base d’une extraction du registre national et dans le respect de la législation concernant la protection des données personnelles.
Les personnes ainsi tirées au sort (minimum 60 personnes) seront contactées personnellement afin de recevoir une information complète sur les objectifs et le fonctionnement de la Commission.
Après avoir reçu cette information, ces personnes disposent d’un délai d’une semaine afin d’accepter ou de refuser leur participation à la Commission. Sur base des réponses positives obtenues, un nouveau tirage au sort est effectué si nécessaire afin d’obtenir un quota de 3 hommes et 3 femmes, en veillant à assurer la meilleure représentativité possible des différents quartiers de la commune.
Si le premier tirage au sort ne suffit pas à atteindre ce quota, un nouveau tirage au sort est effectué et la même procédure est appliquée jusqu’à l’obtention du quota voulu.
Les représentants des associations actives dans le secteur de la mobilité sont désignées par le Collège des Bourgmestre et Echevins, sur proposition du service désigné à cet effet et ce, après un appel à candidature publié par la commune. Le service veillera à assurer la meilleure représentativité possible des différentes formes de mobilité présente sur le territoire communal.
Les représentants des PMR et des groupements de commerçants sont tirés au sort par le service désigné à cet effet, suite à l’appel à candidature publié par la commune.
Tout membre est libre de se retirer de la Commission.
La démission est adressée par écrit au Collège des Bourgmestre et Echevins qui la communique au Conseil communal, afin d’être actée et confirmée par celui-ci. Le Collège des Bourgmestre et Echevins peut, sur décision motivée, après audition, exclure un membre ayant adopté une attitude contraire à la Convention Européenne des Droits de l’Homme.
Une liste de suppléant.e.s est constituée pour répondre aux éventuels désistements, démissions ou impossibilité de siéger des membres. Les suppléant.e.s doivent répondre aux mêmes exigences que les membres effectif.ve.s de la Commission. Cette liste est mise à jour tous les 2 ans, sur base de la procédure initiale.
CHAPITRE 3. LE FONCTIONNEMENT
SECTION 1. Les séances
La présidence des séances
Lors de sa première réunion qui suit son installation, la Commission est co-présidée par les membres du Collège des bourgmestre et échevins en charge de la sécurité routière, de la prévention et de la mobilité.
Dès la seconde réunion, la Commission désigne un.e président.e et un vice-président.e en son sein, à l’exclusion des observateur.rice.s sur base d’un vote à majorité simple.
Le/la Président.e de la Commission préside la séance et dirige celle-ci en fonction de l’ordre du jour.
Le/la Vice-Président.e remplace le.la Président.e en cas d’absence.
En cas d’absence des deux membres susmentionnés, les membres présents désignent en leur sein un.e Président.e ad intérim à la majorité simple.
Le rythme des séances
La Commission se réunira au minimum 2 fois par an (en semaine, après 18h).
SECTION 2. Le secrétariat
Le service Participation
Le service Participation citoyenne de l’administration communale assure le secrétariat de la Commission, ci-après « le secrétariat ». En cas d’absence, cette mission sera assurée par le service Mobilité.
L’ordre du jour
L‘ordre du jour est constitué sur base des points soumis par les services concernés, par le Collège des Bourgmestre et échevins et par chaque membre de la Commission.
L’ordre du jour, bilingue, est arrêté par le secrétariat sept jours ouvrables avant la date prévue de la Commission, en concertation avec le/la Président.e de la Commission. Il est communiqué aux membres en même temps que leur convocation.
Les convocations
Les convocations sont envoyées par le service Participation citoyenne. Elles doivent être adressées par mail aux membres de la Commission 7 jours avant la réunion, ainsi qu’aux membres du Collège des bourgmestre et échevins.
Les procès-verbaux de réunion
Les procès-verbaux de réunion sont rédigés par le secrétariat.
Ils mentionnent les personnes présentes, excusées et absentes et reprennent de façon synthétique les débats, avis et recommandations sur les sujets à l’ordre du jour de la réunion.
Le procès-verbal est envoyé par mail aux membres de la Commission dans les 10 jours ouvrables qui la suivent. Il est rectifié si nécessaire et est approuvé au début de la séance suivante.
SECTION 3 : Les décisions de la Commission
Décision et quorum de présence
Au sein de la Commission, les avis et les recommandations sont validés par consensus.
En cas de blocage empêchant d’aboutir à l’adoption des avis et des recommandations prévue à l’ordre du jour, la Commission procède à un vote à la majorité qualifiée (aux deux tiers).
Par ailleurs, un quorum de présence de plus 40% des membres est nécessaire à la tenue de la Commission. La Commission ne peut valablement délibérer que si ce quorum est atteint.
En cas d’absence d’un membre de la Commission, aucune procuration ne peut être présentée.
SECTION 4. Les absences aux réunions
Exigences de motivation
Les absences aux réunions doivent être motivées.
Si un membre s'absente 3 fois consécutivement sans motivation, il est considéré comme démissionnaire.
CHAPITRE 4 : Le mandat
La durée du mandat
Les membres siégeront trois ans à compter de leur désignation.
Le mandat prend fin par :
- la démission ;
- L’absence non justifiée, à trois reprises consécutives aux réunions ;
- L’apparition d’incompatibilités/ de conflit d’intérêts avec les missions de la Commission. La qualité de membre de la Commission est incompatible avec :
- l’exercice d'un mandat public[1], électif ou non, gratuit ou rémunéré aux niveaux européen, fédéral, régional, communautaire ou local, en ce compris les mandats au sein de toute structure, publique ou privée, soumise à la législation sur les marchés publics ou au sein de laquelle une représentation des groupes politiques est organisée ou qui perçoit un subside de la commune ;
- l'exercice de toute autre activité rétribuée par la Commune, le C.P.A.S. ou la zone de police.
- La tenue de comportement ou propos injurieux, insultants à l’égard de quiconque.
Indemnités de volontariat
La participation à la Commission donne droit, à chaque membre tiré au sort et associatif, à une indemnité de bénévoles telle que visée par la législation sur le volontariat.
CHAPITRE 5 : Dispositions transitoires, conflit d’interprétation et évaluation
Entrée en vigueur
Le présent règlement entrera en vigueur …
Conflit d’interprétation
Tout conflit d’interprétation des dispositions du présent règlement sera tranché par le Collège des Bourgmestre et Echevins.
Evaluation
En vue de son amélioration, le présent Règlement sera évalué par le Conseil communal annuellement sur présentation d’un rapport d’activité et d’une évaluation réalisée par les membres de la Commission.