Un·e assistant·e administratif·ve à temps plein

Vous contribuer au sein du service de la participation citoyenne à la mise en œuvre concrète des dispositifs participatifs communaux, en assurant un soutien administratif, organisationnel et logistique de qualité.

Vous participer activement au bon déroulement des démarches de participation, en facilitant l’implication des habitants dans la vie locale et en veillant à la qualité de l’accueil, du suivi et de l’information sous l’autorité et la coordination du responsable du service de la participation citoyenne. Dans une commune attachée à la proximité et à la convivialité, il contribue à rendre la participation accessible, claire et pertinente pour les citoyens.

Activités principales

1. Gestion administrative et suivi budgétaire
   • Préparer les réunions officielles (convocations, ordres du jour, procès-verbaux).
   • Assurer le secrétariat du service (courriers, archivage, suivi des échéanciers).
   • Mettre à jour les bases de données de nos partenaires dans le respect du RGPD.
   • Participer au suivi budgétaire de base des activités.
2. Organisation logistique et événementielle
   • Gérer l'organisation matérielle des ateliers, réunions publiques et consultations (salles, matériel, supports).
   • Accueillir chaleureusement les participants et veiller au bon déroulement pratique des événements sur le terrain.
3. Appui aux projets de démocratie participative
   • Collecter, encoder et structurer les idées et avis partagés par les citoyens.
   • Suivre l'avancement des projets issus des conseils consultatifs.
   • Assurer la bonne circulation de l'information entre les habitants, l'administration et le Collège des Bourgmestre et Échevins.
4. Communication de proximité et relation citoyenne
   • Répondre aux demandes de renseignements des habitants avec une approche orientée solutions.
   • Rédiger des contenus informatifs simples et accessibles pour promouvoir les démarches participatives.

Activités complémentaires

• renforcer une participation citoyenne de proximité, en lien avec les quartiers d’Etterbeek
• soutenir des démarches concrètes et utiles pour les habitants
• favoriser une participation accessible à tous les publics
• appuyer les projets communaux liés à la convivialité et aux dynamiques locales

Spécificités du poste

• Horaires flexibles, avec prestations régulières en soirée et ponctuellement le week-end
• Participation à des événements et réunions en dehors des heures administratives
• Fonction impliquant des contacts fréquents avec le public
• Travail en collaboration avec plusieurs services communaux