Een administratief assistent

De gemeente Etterbeek zoekt voor de dienst Burgerparticipatie

een administratief assistent, niveau C, voltijds, contract van onbepaalde duur (m/v/x)

Opdracht

Belangrijkste activiteiten

  1. Administratieve ondersteuning en budgetopvolging
    • Je bereidt officiële vergaderingen voor, waaronder uitnodigingen, agenda’s en verslagen.
    • Je verzorgt het secretariaat van de dienst, zoals briefwisseling, archivering en de opvolging van deadlines.
    • Je beheert en actualiseert de databanken van partners, met respect voor de AVG.
    • Je ondersteunt de basisopvolging van het budget voor activiteiten.
  2. Logistieke organisatie en organisatie van evenementen
    • Je zorgt voor de organisatie van materiaal voor workshops, openbare vergaderingen en raadplegingen, waaronder zalen, materiaal en communicatiedragers.
    • Je ontvangt deelnemers op een warme en professionele manier en zorgt ervoor dat activiteiten ter plaatse vlot verlopen.
  3. Ondersteuning van projecten rond participatieve democratie
    • Je verzamelt, registreert en structureert ideeën, voorstellen en feedback van inwoners.
    • Je volgt de voortgang op van projecten die voortkomen uit adviesraden.
    • Je zorgt voor een vlotte informatiedoorstroming tussen inwoners, het gemeentebestuur en het college van burgemeester en schepenen.
  4. Lokale communicatie en burgerrelaties
    • Je beantwoordt vragen van inwoners op een oplossingsgerichte manier.
    • Je schrijft heldere, toegankelijke informatieve teksten om participatieve initiatieven bekend te maken.

Bijkomende activiteiten

  • Je versterkt buurtgerichte burgerparticipatie in de wijken van Etterbeek.
  • Je ondersteunt concrete initiatieven die een meerwaarde bieden voor inwoners.
  • Je draagt bij aan een participatie die voor alle doelgroepen toegankelijk is.
  • Je ondersteunt gemeentelijke projecten die de gezelligheid en lokale dynamiek versterken.

Specifieke kenmerken van de functie

  • Je werkt met flexibele werktijden, met regelmatige prestaties in de avond en sporadisch tijdens het weekend.
  • Je neemt deel aan evenementen en vergaderingen buiten de kantooruren.
  • Voor je functie heb je regelmatig contact met het publiek.
  • Je werkt samen met verschillende gemeentediensten.

Profiel

Technische en operationele vaardigheden

  • Tools & beheer: je kan zeer goed werken met kantoorsoftware (Word, Excel, Outlook) en werkt nauwgezet bij het gelijktijdig opvolgen van meerdere dossiers.
  • Schrijfvaardigheid: je bent in staat om duidelijke, gestructureerde en voor iedereen toegankelijke documenten op te stellen.
  • Meertaligheid: kennis van meerdere talen om efficiënt tegemoet te komen aan de realiteit en de internationale diversiteit van de bevolking van Etterbeek is een pluspunt.
  • Organisatie: je beschikt over een sterk anticipatievermogen, respecteert deadlines en bent flexibel in het beheer van dynamische evenementen.

Gedragsvaardigheden

  • Gevoel voor openbare dienstverlening: je hebt een natuurlijke vlotheid in de omgang met diverse doelgroepen, je kan goed luisteren en je bent oplossingsgericht.
  • Teamgeest: je kunt zowel in teamverband als dienstoverschrijdend samenwerken met andere diensten.
  • Professionele ethiek: absolute neutraliteit, discretie en respect voor vertrouwelijkheid zijn onmisbaar.
  • Persoonlijkheidskenmerken: je bent zelfstandig, dynamisch, betrouwbaar, reactief en je beschikt over een sterk verantwoordelijkheidsgevoel.

Voorwaarden

  • Je hebt ofwel:
    • een attest van hoger secundair onderwijs behaald in België of van een equivalent van de Franse of Vlaamse gemeenschap,
    • een titel van beroepsbekwaamheid in verband met de functie, dat is uitgereikt door een erkend centrum,
    • een attest van erkenning van competenties uitgereikt door ‘Werken voor’ (vroeger Selor) of een andere bevoegde organisatie.
  • Je kan een attest van goed gedrag en zeden voorleggen.
  • Je hebt een taalbrevet Frans van “Werken voor” (vroeger Selor) (optioneel).

Aanbod

  • Een contract van onbepaalde duur
  • Gemeentelijk barema niveau C
  • Maaltijdcheques van 8 euro per gepresteerde dag
  • Verplaatsingsvergoeding (behalve voor de wagen) 
  • Valorisatie van de anciënniteit: max. 6 jaar in de privésector en zonder beperking in de openbare sector
  • Mogelijkheid tot tweetaligheidspremie 
  • Eindejaarspremie 
  • Telewerk 1 dag/week (onder voorbehoud van wijziging)
  • Hospitalisatieverzekering tegen een aantrekkelijke prijs.

Selectieprocedure 

Er wordt een eerste selectie gemaakt op basis van het curriculum vitae en de motivatiebrief. Kandidaten die beantwoorden aan het profiel worden telefonisch/via e-mail uitgenodigd voor een selectiegesprek. Dat gesprek vindt plaats voor een selectiecomité en gaat over de motivatie, de gedragsvaardigheden en de technische vaardigheden.

De gemeente Etterbeek selecteert de kandidaten op basis van hun vaardigheden en maakt geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloof, handicap of nationaliteit.

Enkel de kandidaturen van sollicitanten die beantwoorden aan de voorwaarden en die beschikken over de vereiste vaardigheden (diploma, talen…) worden onderzocht.

Heb je interesse voor deze functie? Heb je diploma van het hoger secundair onderwijs, een titel van beroepsbekwaamheid in verband met de functie, uitgereikt door een erkend centrum, of een attest van erkenning van competenties uitgereikt door “Werken voor” (vroeger Selor) of een andere bevoegde organisatie? Solliciteer online voor 11/10/2026 met je curriculum vitae, je motivatiebrief en een kopie van je diploma of stuur je kandidatuur naar Annie VANQUEKELBERGHE, dienst HR, Kazernenlaan 31/1 in 1040 Etterbeek.