Règlement communal relatif au dispositif de « commerce éphémère » ou « pop-up store »

CHAPITRE I – DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 1 – Objet

Le présent règlement a pour objet d’encadrer la mise en place (organisation, gestion et conditions) d’un commerce éphémère ou « pop-up store» dans une zone d’action prioritaire définie par le Collège des Bourgmestre et Echevins.

Ce dispositif vise à permettre l’occupation temporaire d’une cellule commerciale par des porteurs de projets sélectionnés sur base d’un appel à candidatures.

Article 2 – Définitions

Cellule commerciale : tout espace dédié à l’exercice d’une activité professionnelle commerciale, industrielle ou artisanale  et caractérisé par l’existence d’une vitrine située à front de rue dans le domaine public ;

Commerce éphémère ou pop-up store : toute cellule commerciale mise à disposition par la commune, selon les conditions reprises ci-dessous et dans tout appel à candidatures y afférant, en vue de permettre l’exploitation temporaire d’une activité commerciale afin de tester ses produits et/ou concepts, de vivre une expérience client en conditions réelles ou d’organiser une campagne de communication.

Occupant : porteur de projets, personne physique ou morale, sélectionnée sur candidature, par le Collège des Bourgmestre et Échevins en vue de jouir temporairement de la cellule commerciale dans le cadre du présent règlement.

Zone d’action prioritaire : périmètre défini comme prioritaire par décision du Collège des Bourgmestre et Echevins sur base d’un cadastre des cellules commerciales vides de la commune, dans le cadre de la politique de redynamisation commerciale.

Convention d’occupation : convention individuelle d’occupation précaire conclue entre la Commune et l’occupant, fixant les modalités concrètes d’utilisation du bien.

Appel à candidatures : procédure organisée par la Commune visant à sélectionner les porteurs de projets qui occuperont la cellule commerciale servant de pop-up store.

Occupation précaire : l’occupation du pop-up store est temporaire et précaire. Elle ne constitue en aucun cas un bail commercial au sens de la loi du 30 avril 1951 et ne confère aucun droit au maintien dans les lieux ni à un quelconque renouvellement.

Article 3 – Objectifs

Outre ce qui précède, le présent dispositif vise à soutenir et à stimuler l’entrepreneuriat local, lutter contre la vacance commerciale et contribuer à l’attractivité et à la diversification des quartiers commerçants par :

• la valorisation de projets innovants ;
• l’exploitation expérientielle des espaces commerciaux ;
• les collaborations étroites avec les structures spécialisées dans l’accompagnement entrepreneurial.

CHAPITRE II – CHOIX DE LA CELLULE COMMERCIALE

Article 4 – Localisation de la cellule commerciale

La cellule commerciale visée par une occupation temporaire est proposée par le service communal du développement économique et commercial, selon la zone d’action prioritaire définie par le Collège des Bourgmestre et Echevins et en tenant compte des données du cadastre des espaces commerciaux vacants mis à jour par les services communaux.

L’appel à candidatures en vue de la sélection des projets fait mention du quartier commerçant visé par le dispositif.

A l’entame du projet, il s’agit du quartier « Chasse-Saint-Antoine » qui fait l’objet d’un plan particulier de redynamisation et de transformation.

Article 5 – Mise à disposition de la cellule commerciale

La Régie foncière est compétente pour conclure avec le propriétaire un bail de droit commun portant sur la cellule commerciale concernée. Ce bail permet à la Commune de disposer de la cellule commerciale en vue de son affectation au dispositif, sans que celui-ci ne soit soumis au régime des baux commerciaux.

Le dispositif ne crée aucun lien contractuel direct entre l’occupant et le propriétaire du bien.

La Commune conclut avec chaque porteur de projet sélectionné une convention d’occupation précaire.

Cette convention individuelle fixe les droits et obligations des parties, ainsi que les conditions pratiques d’occupation.

CHAPITRE III – SÉLECTION DES PROJETS

Article 6 – Appel à candidatures

La commune d’Etterbeek publie annuellement un appel à candidatures sur ses canaux de communication officiels. Le Collège des Bourgmestre et Echevins est compétent pour l’établissement de tout appel à candidatures dans ce cadre (comprenant les formulaires, les déclarations sur l’honneur, etc.).

L’appel à candidatures rappelle les conditions liées au dispositif et précise les modalités de sélection des projets.

Le formulaire de demande de candidatures doit être adéquatement complété et transmis au service renseigné avant la date de clôture mentionnée, soit par e-mail (economie@etterbeek.brussels), soit par courrier postal recommandé à l’administration communale d’Etterbeek - Service du développement économique et commercial (Avenue des Casernes 31/1 – 1040 Etterbeek).

Le service du développement économique et commercial est compétente pour vérifier la complétude des dossiers.

Toute fausse déclaration ou information incomplète peut entraîner l’irrecevabilité de la candidature ou, le cas échéant, l’exclusion du dispositif.

Article 7 - Analyse des candidatures

Les projets sont analysés notamment en fonction des critères suivants :

• Le caractère local du projet ;
• L’originalité du projet et son caractère novateur ;
• La prise en compte des impératifs économiques, sociaux et environnementaux ;
• La capacité du projet à participer à la diversification de l’offre commerciale du quartier ;
• La capacité du projet à contribuer à la redynamisation du quartier commerçant ;
• La pérennisation du projet sur le territoire communal voire dans le périmètre visé.

Article 8 – Sélection des projets

Les candidatures sont réceptionnées par le service du développement économique et commercial qui analyse la recevabilité. 

Les porteurs de projets ayant remis une candidature recevable peuvent être appelés, préalablement à la sélection des projets, à présenter tout ou partie de leur projet devant le service du développement économique et commercial.

Cette présentation peut, en fonction des besoins et du calendrier, se réaliser en présence :

• Du Bourgmestre ou de son représentant ;
• De l’Echevin du développement économique et commercial ou de son représentant ;
• Du représentant du service de coordination de projets transversaux ;
• Du représentant de la Régie foncière ;
• De membres extérieurs qui contribuent à la vie du quartier commerçant visé ou qui sont actifs dans l’accompagnement entrepreneurial.

Le service du développement économique et commercial peut également demander un avis aux services communaux selon les caractéristiques spécifiques des projets.

Le service du développement économique et commercial remet in fine une proposition de sélection étayée et motivée au Collège des Bourgmestre et Échevins, qui reste compétent pour l’approuver ou l’amender au besoin.

CHAPITRE IV – CONDITIONS D’OCCUPATION

Article 9 – Convention d’occupation

Chaque occupant signe une convention d’occupation précaire avec la Commune. Cette convention fixe les droits et obligations des parties, ainsi que les conditions pratiques d’occupation.

Article 10 – Durée d’occupation

La cellule commerciale est occupée par des porteurs de projets successifs. Chaque occupation est conclue pour une durée déterminée de trois à quatre mois maximum, sans possibilité de reconduction tacite.

Article 11 – Indemnité

L’occupant est redevable d’une indemnité mensuelle forfaitaire couvrant l’occupation du bien et les charges découlant de cette occupation. Le montant de l’indemnité est repris dans la convention ad hoc.

Article 12 – Obligations de l’occupant

§1. Usage et respect des réglementations

L’occupant est tenu d’occuper les lieux en personne prudente et raisonnable, conformément à la destination du bien et au projet présenté lors de sa candidature.

Il assure une exploitation effective du commerce, dans le respect des conditions fixées par la Commune et précisées dans la convention d’occupation.

L’occupant se conforme à l’ensemble des dispositions légales et réglementaires applicables à son activité, notamment en matière de sécurité, d’hygiène, de police administrative et de respect du voisinage.

Il lui appartient d’obtenir toutes les autorisations nécessaires à l’exercice de son activité.

La Commune se réserve le droit de vérifier, à tout moment, le respect des conditions du présent règlement et de la convention d’occupation.

§2. Entretien et aménagement des lieux

L’occupant veille au bon entretien des lieux pendant toute la durée de l’occupation.

Les aménagements réalisés dans le cadre de l’occupation doivent être temporaires et ne peuvent être effectués qu’avec l’accord préalable de la Commune lorsqu’ils affectent le bien.

Sauf accord contraire, ces aménagements ne donnent lieu à aucune indemnisation et doivent être retirés à la fin de l’occupation.

L’occupant veille à maintenir une présentation qualitative de l’espace commercial, notamment en ce qui concerne la vitrine.

Les modalités de remise en état du bien à l’issue de l’occupation sont précisées dans la convention d’occupation.

§3. Mise en œuvre du projet et accompagnement

L’occupant s’engage à mettre en œuvre le projet tel qu’approuvé par la Commune lors de la sélection.

Il participe activement aux actions d’accompagnement proposées dans le cadre du dispositif, lesquelles constituent un élément essentiel du projet.

Il contribue à la promotion de son projet et du dispositif communal « commerce éphémère ».

Les modalités d’évaluation du projet sont définies dans la convention d’occupation.

Article 13 – Assurances et responsabilité

L’occupant est tenu de souscrire, pendant toute la durée de l’occupation, les assurances nécessaires couvrant notamment sa responsabilité civile, les risques locatifs ainsi que ses biens.

Il est seul responsable à l’égard des tiers de tout dommage résultant de son fait, de celui de ses préposés ou de sa clientèle dans le cadre de la mise en œuvre de son projet.

Le présent dispositif n’implique en aucun cas que la Commune d’Etterbeek soit solidaire des dettes contractées par les occupants.

Article 14 – Interdiction de cession

Les droits et obligations dont dispose l’occupant en vertu de cette convention ne sont en aucun cas cessibles à un tiers.

V - DISPOSITIONS FINALES

Article 15 – Suivi du dispositif

Un suivi annuel ou biannuel est organisé afin d’évaluer l’impact du présent dispositif, d’analyser ses retombées et éventuellement de l’adapter.

Article 16 - Litiges

Tout conflit d’interprétation des dispositions du présent règlement sera soumis au Collège des Bourgmestre et Echevins pour décision.

Article 17 – Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur à dater du 1 août 2026.