Règlement portant création de l’agence immobilière commerciale

Chapitre I : L’Agence immobilière commerciale

Article 1 – L’agence immobilière commerciale  

Dans le cadre de son plan de relance économique post-covid, le Collège des Bourgmestre et Echevins a approuvé en octobre 2020 la création d’une structure dédiée au maintien et au développement de l’activité commerciale, ainsi qu’à la gestion de l’offre des espaces commerciaux pour la commune d’Etterbeek.

Ce projet est connu sous l’appellation « agence immobilière commerciale » et repose sur trois principaux axes de travail :

1. La mise en place d’un observatoire pour suivre l’évolution qualitative et quantitative du commerce et de l’artisanat etterbeekois à travers l’établissement d’un cadastre des espaces commerciaux sur le territoire de la commune et, plus particulièrement, l’identification des cellules commerciales vides ;
2. Le développement d’une réflexion stratégique continue pour garantir la viabilité des commerces existants et favoriser l’émergence de nouveaux commerces de proximité et d’économie locale ;
3. L’accessibilité pour les candidats entrepreneurs à des espaces commerciaux conformes et abordables sur le territoire communal, à travers une collaboration étroite avec les propriétaires bailleurs de ces espaces pouvant prendre la forme d’une gestion centralisée des baux commerciaux et/ou d’une intervention dans certains frais de rénovation des espaces visés.

L’axe 1 est rencontré grâce à l’établissement en 2022 d’un cadastre des espaces commerciaux sur le territoire communal par le service du développement économique et commercial et à son actualisation régulière.

L’axe 2 est rencontré au moyen de la création du dispositif « prime-loyer » qui vise à soutenir les candidats entrepreneurs et de la poursuite des collaborations utiles pour l’occupation de pop-up stores.

Article 2 – Les définitions

Pour l’application du présent règlement, il y a lieu d’entendre par :

1. Commerce : toute unité d’établissement qui exerce une activité de vente ou de revente au détail et en direct, de manière habituelle, de marchandises, ou le cas échéant de prestation de services, au consommateur. Le commerce doit être caractérisé par l’existence d’une vitrine située à front de rue dans le domaine public ; 
2. Commerçant :  toute personne physique ou morale développant une activité commerciale, qui a pour objet la vente de marchandises ou la prestation de services et qui est ouverte au public sur le territoire de la commune d’Etterbeek ;
3. Artisan : toute personne physique ou morale active dans la production, la transformation, la réparation, la restauration d'objets ou la prestation de services dont les activités présentent des aspects essentiellement manuels, un caractère authentique, développant un certain savoir-faire axé sur la qualité, la tradition, la création ou l'innovation et qui est ouverte au public sur le territoire de la commune d’Etterbeek ;
4. Cellule commerciale vide : tout local qui, défini par un bail commercial, est dédié à l’exercice d’une activité professionnelle commerciale, industrielle ou artisanale et dont l’inoccupation est répertoriée par les services communaux ;
5. Propriétaire-bailleur : la personne physique titulaire d’un droit réel sur la cellule commerciale vide. En cas de copropriété, la prime est octroyée à la ou les personnes physiques habilitées à mettre en œuvre les installations. Un tableau des quotités, un procès-verbal de l’assemblée des copropriétaires et tout autre document utile seront obligatoirement remis avec le formulaire de demande (preuve de propriété, preuve de paiement des travaux de rénovation visés, etc.).
6. Zone d’action prioritaire : le ou les périmètre.s défini.s comme prioritaire.s par décision du Collège des Bourgmestre et Echevins sur base d’un cadastre des cellules commerciales vides de la commune. Etant entendu qu’il peut y avoir plusieurs zones d’action prioritaires par quartier commerçant et que celles-ci seront spécifiées dans les appels à candidatures et toutes autres communications ad hoc dans le cadre du présent dispositif ;
7. Cadastre des cellules commerciales vides : le recensement des cellules commerciales vides sur le territoire communal tel qu’établi, annuellement, par le service du développement économique et commercial et/ou dans le cadre de la taxation communale sur les immeubles inoccupés. Ce cadastre reprend l’ensemble des informations utiles (adresse, surface, affectation, etc.) sur les cellules commerciales vides, ainsi que leur répartition par quartier commerçant. Peuvent être exclues du cadastre, les cellules commerciales vides dont il apparait qu’elles ne seraient pas en conformité avec les règlementations en vigueur ou celles dont le propriétaire n’aurait pas réagi aux sollicitations des services communaux précités dans le cadre du présent dispositif ;
8. Prime « Ready to rent » ou « Libre à saisir » : l’avantage financier offert au propriétaire-bailleur qui consiste au remboursement des frais de travaux éligibles (sécurité, remise en état, amélioration), selon les modalités et conditions définies aux articles 3 et suivantes du présent règlement (pourcentage, plafond, conditions, etc.) ;

Chapitre  II : Conditions d’éligibilité

Article 3 – La cellule commerciale  

Pour être éligibles dans le cadre du présent règlement, les cellules commerciales doivent répondre aux caractéristiques suivantes :

• Disposer d’une vitrine située à front de rue dans le domaine public ; 
• Faire l’objet d’une inoccupation de longue durée, ce qui implique que l’espace commercial est sans occupant depuis de 6 mois consécutifs ou a connu une inoccupation d’au moins 9 mois (non-consécutifs) durant les deux dernières années au jour de la demande ;
• Se trouver dans une zone d’action prioritaire conformément aux données du cadastre des espaces commerciaux établi par les services communaux compétents ;
• Être en règle avec les dispositions légales et les règlementations fiscales, sociales et environnementales, ainsi que vis-à-vis des prescriptions urbanistiques ;
• Répondre aux éventuelles conditions spécifiques reprises dans l’appel à candidatures destiné aux propriétaires-bailleurs et publié via les canaux officiels de communication de la commune ;
• Être dépourvu d’un pas-de-porte ou d’un fonds de commerce ;
• Ne pas faire l’objet d’un litige auprès d’une juridiction ou d’une procédure alternative de règlement des conflits.

Article 4 – Le propriétaire-bailleur

Par ailleurs, le propriétaire-bailleur qui sollicite la prime « Ready to rent » / « Libre à saisir » pour un espace commercial doit répondre aux conditions suivantes :

• Apporter la preuve de l’absence de tout contrat de bail commercial ou résidentiel ou de convention location-gérance portant sur la cellule commerciale visée (par exemple au moyen d’une déclaration sur l’honneur);
• Apporter les preuves du droit réel qu’il détient sur la cellule commerciale vide et/ou de l’habilitation à mettre en œuvre les installations ;
• Disposer d’une attestation de conformité de l’installation électrique (si les travaux ne portent pas sur cet aspect) et d’un certificat PEB pour la cellule commerciale visée ;
• Être en règle avec les dispositions légales et les règlementations fiscales et sociales ;
• Disposer de toutes les éventuelles autorisations requises pour la réalisation des travaux envisagés et s’engager à respecter les règlementations et obligations en vigueur en Région bruxelloise ;
• Avoir réalisé des travaux éligibles conformément à l’article 5 du présent règlement moins de 6 mois avant le dépôt de sa candidature (en fournissant les factures afférentes) ou procéder à la réalisation de ces travaux de rénovation dans les 6 mois suivant la sélection de sa candidature par le service compétent. Dans ce dernier cas, le propriétaire-bailleur s’engage à fournir les devis au stade de l’introduction de la candidature puis les factures à la réception des travaux ;
• S’engager à mettre en location de façon régulière la cellule commerciale

• au plus tard 4 mois après le dépôt de la candidature si les travaux précèdent le dépôt de candidature ;
• ou au plus tard 4 mois après la réalisation des travaux si ceux-ci interviennent après le dépôt de la candidature ;

• S’engager à notifier par recommandé dans les plus brefs délais au Collège des Bourgmestre et Échevins tout changement qui surviendrait et qui a pour conséquence que les conditions d’octroi de la prime « Ready to rent »/ « Libre à saisir » ne sont plus rencontrées ;
• S’engager à restituer la prime « Ready to rent »/ « Libre à saisir » si la déclaration afférente à l'octroi de celle-ci s'avère être inexacte ou incomplète ou si les conditions d’octroi ne sont plus rencontrées durant la période visée à l’article 6 du présent règlement.

Article 5 – Les travaux éligibles

Les travaux éligibles (matériel et main-d’œuvre) dans le cadre du présent règlement doivent pouvoir être réalisés dans un délai raisonnable et porter sur un des aspects suivants (liste indicative) :

• Les travaux indispensables de sécurité, en vue de répondre aux exigences élémentaires de sécurité et d’occupation ;
• Les travaux visant la remise en état de la cellule commerciale ;
• Les travaux nécessaires à l’agrandissement, l’embellissement ou l’amélioration de la cellule commerciale ;
• Sont exclus les travaux d’aménagement ci-après.

Le respect des prescriptions urbanistiques en vigueur est obligatoire pour l’octroi de la prime « Ready to rent »/ « Libre à saisir ». Les travaux doivent être exécutés par un professionnel, dans les règles de l’art et le respect des normes en vigueur, notamment en matière d’urbanisme et d’environnement. Le professionnel doit être valablement inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises pour exercer son activité commerciale, disposé de l’accès à la profession pour les activités visées et être exempt de dettes sociales et fiscales.

Section 1 : Travaux réalisés

Pour les travaux qui ont été réalisés moins de 6 mois avant le dépôt de sa candidature, le propriétaire-bailleur fournit, dans son dossier de candidature, les factures valablement produites et honorées.

Section 2 : Travaux à venir

Pour les travaux à venir dans une période de 6 mois suivant la sélection de sa candidature, le propriétaire bailleur fournit, dans son dossier de candidature, au moins deux devis d’entrepreneurs professionnels et, après la réception des travaux, les factures effectives et honorées. Entre le moment de la sélection de la candidature (sur devis) et de la réalisation effective des travaux, le propriétaire bailleur peut soumettre au service du développement économique et commercial de nouveaux devis suite à une modification substantielle des travaux envisagés (par exemple : nouveau poste de rénovation) et ce, dans le respect des conditions contenues dans le présent règlement et de la liste indicative des travaux éligibles. Il revient au service précité d’analyser la recevabilité de ces nouvelles pièces et de considérer un nouvel avis à soumettre au Collège des Bourgmestre et Echevins.

En cas de conclusion d’un bail commercial pendant la période des travaux pour lesquels une prime « Ready to rent »/ « Libre à saisir » est demandée, le propriétaire bailleur ne peut réclamer un loyer au commerçant ou à l’artisan occupant avant la réception des travaux, sauf s’il apporte une motivation expresse.

Enfin, les devis et les factures portant exclusivement sur l’équipement (meubles, comptoirs professionnels, aménagement spécifique du commerce, etc.) ne seront pas pris en compte.

Article 6 – La mise en location

Pour bénéficier de la prime « Ready to rent »/ « Libre à saisir », le propriétaire-bailleur s’engage à mettre en location la cellule commerciale dans un délai de 4 mois après le dépôt de la candidature (travaux antérieurs au dépôt de candidature) ou après la réalisation des travaux (travaux postérieurs au dépôt de candidature) et ce, dans les conditions suivantes :

• Pratiquer un loyer commercial ne dépassant pas le prix du marché déterminé pour la zone visée. Le prix moyen au mètre carré du rez-de-chaussée commercial est calculé et revu, pour chaque appel à candidatures, par le service du développement économique et commercial selon les données fiables disponibles. Ce prix moyen au mètre carré est indiqué dans le formulaire de demande ;
• Procéder à une recherche proactive de candidats entrepreneurs-occupants par tous les moyens et recueillir des dossiers de candidature complets (démontrant l’intérêt et la solidité du projet commercial) ;
• S’inscrire dans une collaboration constructive avec le service du développement économique et commercial et répondre aux sollicitations du service ;
• Accorder la priorité aux projets pouvant participer à la redynamisation et à la diversification commerciale de la zone déterminée, conformément aux précisions apportées dans l’appel à candidatures et analyser prioritairement les candidatures soumises par le service du développement économique et commercial dans ce cadre ;
• Consulter le service du développement économique et commercial avant toute conclusion d’un bail commercial ;
• Conclure et enregistrer un contrat de bail commercial conforme à la législation en vigueur.

Ces conditions restent valables pendant les trois années qui suivent le versement de la prime « Ready to rent »/ « Libre à saisir » par l’administration communale.

Durant cette période, en cas de rupture d’un contrat de bail, quel que soit le motif, les conditions précitées restent d’application pour les prochains candidats.

En cas de non-respect des dispositions contenues dans le présent règlement et dans l’appel à candidatures, le propriétaire-bailleur est tenu de rembourser les frais engagés par l’administration communale.

Chapitre III: Prime « Ready to rent »

Article 7 - Nature de la subvention

Dans les limites des crédits budgétaires communaux disponibles et pour autant que les conditions d’octroi fixées aux articles 3 et suivants du présent règlement soient respectées, le montant de la prime « Ready to rent »/ « Libre à saisir » est égal à 50% du montant total des travaux déclarés éligibles par les services compétents, toutes catégories confondues, avec un plafond fixé à 10.000 euros (soit des travaux déclarés éligibles pour un montant maximum de 20.000 euros).

Ce montant couvre le coût du matériel et de la main-d’œuvre comme repris sur les devis et factures exigés.

Chapitre IV : La procédure

Article 8 – Soumission des candidatures   

En vue de l’octroi de la prime « Ready to rent »/ « Libre à saisir », la commune d’Etterbeek publie un appel à candidatures sur ses canaux de communication officiels. Chaque appel à candidatures précise les éventuelles conditions d’octroi spécifiques et identifie les zones d’action prioritaires.

Le formulaire de demande joint à l’appel à candidatures et ses annexes doivent être adéquatement complétés et transmis au service renseigné avant la date de clôture mentionnée, soit par e-mail (economie@etterbeek.brussels), soit par courrier postal recommandé à l’administration communale d’Etterbeek - Service du développement économique et commercial (Avenue des Casernes 31/1 - 1040 Etterbeek).

Le Collège des Bourgmestre et Echevins est compétent pour l’établissement de tout appel à candidatures dans ce cadre.

Il est possible d’introduire plusieurs dossiers de candidature par propriétaire-bailleur (si ce dernier dispose de plusieurs cellules commerciales répondant aux conditions d’octroi).

Le service du développement économique et commercial est compétent pour vérifier la complétude des dossiers de candidatures.

Chapitre V: La sélection et le paiement 

Article 9 – Sélection des projets

Les dossiers de candidature sont examinés par le service du développement économique et commercial, sur base des critères spécifiés dans le présent règlement et conformément aux conditions particulières de l’appel à candidatures.

Pour chaque candidature, un avis peut être demandé aux services de l’urbanisme, des finances et des affaires Générales pour vérifier la régularité de celle-ci.

Le service du développement économique et commercial soumet au Collège des Bourgmestre et Echevins :

• Une proposition d’attribution motivée reprenant pour chaque candidature les postes de travaux éligibles et les éventuels postes de travaux exclus (type de travaux, montants totaux, plafond appliqués, etc.) ;
• Ainsi qu’un classement des candidatures complètes et régulières selon leur ordre d’arrivée.

Le Collège des Bourgmestre et Echevins se positionne sur ladite attribution qu’il valide ou amende au besoin.

Article 10 – Modalités de paiement

Suite à la sélection des candidatures et à la validation de celles-ci par le Collège des Bourgmestre et Echevins, un courrier d’octroi précisant le montant final de la prime « Ready to rent »/ « Libre à saisir » est envoyé au propriétaire-bailleur bénéficiaire.

Ce courrier d’octroi mentionne les éventuels documents à renvoyer au terme de la durée des travaux stipulée aux articles 4 et 5 du présent règlement (factures finales, attestation de réception des travaux à la clôture, etc.) au service du développement économique et commercial, afin que le propriétaire-bailleur bénéficiaire puisse réceptionner le montant de ladite prime.  

La prime « Ready to rent »/ « Libre à saisir » est versée en une seule fois dans les trois mois de la décision du Collège des Bourgmestre et Echevins ou dans les trois mois suivant réception des documents précités.

Article 11 – Caractère personnel de la prime

La prime « Ready to rent » a un caractère personnel qui attrait à la personnes ou aux personnes identifiée.s comme « propriétaire-bailleur ».

En cas de vente de la cellule commerciale dans le délai renseigné à l’article 6, soit trois ans suivant le versement de ladite prime, le propriétaire-bailleur en informe immédiatement par écrit le service du développement économique et commercial. L’administration communale peut exiger du propriétaire-bailleur bénéficiaire le remboursement, en tout ou en partie, de la prime.

Chapitre VI :  Divers 

Article 12 – Exclusions

Les activités de professionnels à professionnels, les professions libérales, les activités dans le secteur des banques et assurances, les activités liées aux services de téléphonie, de titres/services et d’intérim, les magasins de nuit, les agences de paris et de jeux de hasard, la grande distribution sont exclues du champ d’application du présent règlement.

Article 13 – Responsabilité

L’octroi de la prime « Ready to rent »/ « Libre à saisir » n’implique en aucun cas que la commune d’Etterbeek soit solidaire des dettes contractées par le propriétaire-bailleur bénéficiaire.

Article 14 - Litiges

Tout conflit d’interprétation des dispositions du présent règlement est soumis au Collège des Bourgmestre et Echevins pour décision.

Article 15 – Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur à dater de sa publication.

Article 16 – Evaluation

Une évaluation du présent règlement peut être menée par le Collège des Bourgmestre et Echevins, en vue de son amélioration.

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