Règlements sur l’occupation de l’espace public et sur l’occupation des salles communales

Section 1 – Généralités

Article 1 – Terminologies

Le terme « Demandeur » utilisé dans le présent règlement désigne toute personne physique ou morale, publique ou privée, ayant reçu l'autorisation d'occuper l'espace public, avec ou sans mise à disposition de matériel communal, dans le cadre d'un évènement ouvert au public.

Les termes « avec ancrage local » ou « sans ancrage local » utilisés dans le présent règlement désignent respectivement les organisations dont le siège social est établi sur le territoire de la Commune d'Etterbeek ou celles dont le siège social est établi en dehors de celui-ci.

Le terme « Espace public » utilisé dans le présent règlement désigne, conformément à l'article 1er § 3 du Règlement général de Police commun aux 19 communes bruxelloises :

• La voie publique, en ce compris la chaussée, les accotements et les trottoirs, les bermes centrales, et tous leurs accessoires tels que les égouts et caniveaux, les abords de la voirie, les pistes cyclables, les passages aériens et souterrains pour piétons, les chemins et servitudes de passage, et de manière générale, toute voie ouverte à la circulation publique même si son assiette se trouve sur une propriété privée ;
• Les emplacements publics établis en tant que dépendances de la voie publique et affectés notamment au stationnement des véhicules, aux promenades et aux marchés, les autres aménagements et espaces verts tels que les squares, les parcs communaux et régionaux, les jardins publics, et tout espace comportant un élément végétal, les plaines et aires de jeu, les cimetières, les galeries et passages établis sur assiette privée, accessibles au public et d'une manière générale toute portion de l'espace public située hors voirie, ouverte à la circulation des personnes et affectée, en ordre principal, à la promenade, à la détente ou à l'embellissement ;
• Les gares, les stations de métro, l'intérieur et l'extérieur des véhicules de transport en commun affectés au transport des personnes et circulant sur le territoire de la Région de Bruxelles-Capitale, les quais, les arrêts et les autres accessoires des transports en commun qu'ils soient souterrains ou en plein air.

Le terme « Collège » utilisé dans le présent règlement désigne le Collège des bourgmestre et échevin·es.

Le terme « Service Animation » utilisé dans le présent règlement désigne les agents communaux désignés par le Collège pour réceptionner et traiter les demandes d'occupation de l'espace public. 

Article 2 – La demande d'autorisation au Collège

Le Demandeur ne peut occuper l'espace public sans l'autorisation préalable du Collège.

Pour obtenir cette autorisation, le demandeur envoie le formulaire de réservation téléchargeable sur le site web de la commune (etterbeek.brussels) ou disponible auprès du service animation, par courrier électronique à animation@etterbeek.brussels ou par courrier postal au Service Animation, Avenue des Casernes 31/1, 1040 Etterbeek.

L'introduction d'une telle demande ne dispense pas l'organisateur d'une manifestation, si elle est revendicative, de demander l'autorisation au Bourgmestre, pour des motifs de sécurité et de maintien de l'ordre public.

Article 3 – L'autorisation du Collège et le respect des conditions

Sur base des informations reprises dans le formulaire de demande, le Collège autorise ou non l'occupation de la voie publique. Le Collège se réserve le droit de refuser la mise à disposition de l'espace public et/ou de matériel à tout demandeur, notamment pour : la nature de l'évènement, le message ou l'image véhiculé par l'évènement, le non-respect des obligations passées, le non-paiement ou paiement tardif de la caution, la sous-location non autorisée, etc.

Le refus fondé sur la nature de l'évènement, le message ou l'image véhiculée ne peut intervenir que dans des situations exceptionnelles, notamment lorsque ceux-ci portent gravement atteinte à l'ordre public, aux bonnes mœurs, aux valeurs démocratiques, aux droits fondamentaux ou à l'image de la Commune.

Toute occupation de l'espace public est soumise aux conditions des services de police et aux conditions du service d'incendie et d'aide médicale urgente de la Région de Bruxelles-Capitale.

Le Collège peut en outre imposer des conditions particulières, et notamment sur la base de l'avis de la commission en aide médicale urgente. Afin de contrôler le respect des conditions, les lieux ne peuvent être refusés à toute personne mandatée par le Collège pour effectuer un contrôle.

Le Demandeur est tenu de respecter strictement les conditions stipulées dans son autorisation, ainsi que l'ensemble des dispositions du présent règlement. Néanmoins, le Collège peut, sur proposition motivée, accorder des dérogations aux conditions du présent règlement.

La Commune se dégage de toute responsabilité en cas de manquement aux autorisations devant être sollicitées par le Demandeur.

le Collège des bourgmestre et échevin·es tranche sans appel les cas non prévus par le présent règlement. 

Article 4 – Le demande OSIRIS

Toute installation sur la voie publique dans une des 19 communes de la Région de Bruxelles-Capitale, nécessite une demande préalable via l'application OSIRIS (https://apps.osiris.brussels).  Pour les voiries régionales, les délais de traitement peuvent être conséquents, et l'autorité communale ne dispose d'aucun moyen pour accélérer le processus.

Article 5– Occupation du parc du Cinquantenaire

Si l'événement se déroule dans le Parc du Cinquantenaire, une autorisation de Bruxelles Environnement, gestionnaire du site et du Service public régional Bruxelles Urbanisme et Patrimoine sera nécessaire lors de l'introduire la demande auprès de la commune d'Etterbeek.

Article 6 – Arrivée d'eau et/ou d'électricité

Si l'évènement nécessite un raccordement à l'eau ou à l'électricité, le Demandeur est tenu de prendre directement contact avec les opérateurs compétents :

• Vivaqua pour toute installation relative à un point d'eau (ex. : col de cygne) ;
• Sibelga pour toute demande d'ouverture ou de raccordement à une borne électrique.

L'ensemble des démarches et des frais liés à ces prestations sont entièrement à la charge du Demandeur.

Article 7 – STIB

En cas d'occupation de l'espace public, le Demandeur doit garantir un passage libre et sécurisé pour les véhicules de la STIB.

En cas d'impossibilité, il lui appartient de contacter directement la STIB afin de solliciter, le cas échéant, la mise en place d'une déviation.

L'ensemble des démarches et des frais liés à ces prestations sont entièrement à la charge du Demandeur.

Article 8 – Le formulaire de demande

Le formulaire de demande doit être introduit de manière complète et en une seule fois. Les demandes incomplètes ou les ajouts ultérieurs ne seront pas pris en compte. Les demandes sont traitées dans l'ordre chronologique de leur réception.

Article 9 – Les délais de demande

Le délai pour introduire une demande d'occupation de l'espace public est dépendante de la catégorie de l'évènement :

• Pour les événements de petite ou de moyenne envergure :  1 mois avant le début de l'événement
• Pour les évènements de grande envergure : 3 mois avant le début de l'événement

Article 10 – Les catégories d'évènement

Les manifestations récréatives, cultuelles, sportives, folkloriques, etc. se divisent en 3 catégories :

Si un des deux critères est dépassé, la superficie ou nombre de participants, l'évènement sera classé selon la catégorie la plus élevée.

Article 11 – Occupation de voirie et pose de panneaux de signalisation-interdiction de stationnement

Le demandeur peut solliciter l'occupation de la voirie entraînant la pose de panneaux d'interdiction de stationner, uniquement dans le cadre d'évènements organisés sur la voie publique et autorisés par le Collège des Bourgmestre et Echevin·e·s.

§1. Une place de parking équivaut à 5 mètres.

§2.Il est interdit de stationner sur les dropzones, les zones de recharge et devant les garages, conformément aux dispositions du Code de la Route. Le non-respect peut entraîner des sanctions (amende, dépannage, mise en fourrière).

§3. Pour toute demande de réservation de stationnement hors événement (chantier, travaux, ou autre occupation non liée à un évènement sur la voie publique), il convient de contacter directement le Service Permissions Voirie.

Article 12 – Les catégories de demandeurs

Les demandeurs sont classés en catégories, selon le leur lien avec la commune.  La catégorie attribuée lors de la première demande reste valable pour l'année civile en cours.

1. Services communaux, CPAS, Mission locale
2. Ecoles situées sur le territoire communal et subsidiées par les communautés
3. Partis politiques représentés au Conseil en format réunion de travail
4. Partis politiques représentés au Conseil (conférence, événement, etc.)
5. Organisation communale
6. Organisation avec soutien communal
7. Organisation externe
8. Personne physique ou morale etterbeekoise
9. Personne physique ou morale non-etterbeekoise
10. Commerçants hors association

Article 13 – La tarification de l'occupation de l'espace public et le paiement

L'occupation de l'espace public afin d'y organiser un évènement est soumis à redevance. Cette redevance s'articule autour des axes suivants :

• Les frais liés à l'autorisation d'occupation de l'espace public
• Les éventuels frais d'interdiction de stationnement
• Les éventuels frais de fermeture de rue

Le paiement de la redevance et le paiement de la caution doivent être effectués séparément sur le compte de la Commune d'Etterbeek indiqué dans l'autorisation. Une preuve de paiement doit être envoyée au plus tard 7 jours ouvrables avant le début de l'événement. À défaut, d'un paiement dans les temps, l'occupation pourra être refusée et/ou le matériel pourra ne pas être mis à disposition.

A la fin de l'évènement, le Demandeur doit contacter la Commune pour demander le remboursement de sa caution, ce qui sera réalisé dans un délai de 30 jours  sous déduction d'une éventuelle retenue.

Article 14 – Annulation

Toute annulation doit être communiquée par écrit à l'adresse électronique animation@etterbeek.brussels, idéalement accompagnée d'une confirmation téléphonique.

Elle doit impérativement parvenir au plus tard trois jours ouvrables avant la date prévue de l'évènement.

Passé ce délai, l'annulation sera considérée comme tardive (voir Article 13).

En cas de force majeure, la réservation peut être annulée de plein droit par l'administration communale. Seuls les montants liés à la location et à la caution seront remboursés, sans autre dédommagement.

Article 15 – Annulation tardive

En cas d'annulation tardive par le Demandeur, c'est-à-dire moins trois jours ouvrables avant l'événement, les frais restent dus.

Article 16 – En cas de dégâts occasionnés lors de l'occupation de l'espace public

Le Demandeur est responsable des dommages causés aux espaces publics et/ou aux équipements de l'espace public et/ou à tout matériel mis à disposition, survenus lors de son occupation ou consécutivement à celle-ci.

Toute remarque relative à d'éventuels dégâts constatés lors de la prise de possession des lieux ou la réception du matériel doit être formulée immédiatement au délégué de la commune et par écrit au Service Animation (animation@etterbeek.brussels), au plus tard le premier jour ouvrable suivant l'occupation.

Il est strictement interdit d'introduire tout matériel ou équipement dans l'espace public sans autorisation écrite et préalable du Collège. Sont notamment visés, à titre non exhaustif : le matériel électrique (sono, réfrigérateur, réchaud, etc.), les châteaux gonflables, les barbecues, ainsi que tout dispositif similaire.

La responsabilité de la Commune d'Etterbeek ne peut en aucun cas être mise en cause, sous quelque forme que ce soit, du chef d'accidents ou dommages quelconques survenant au Demandeur ou à des tiers à la suite du transport, de l'installation ou de l'utilisation de matériel ou de mobilier ne lui appartenant pas.

Article 17 – Assurance en responsabilité civile à charge du Demandeur

Le Demandeur doit souscrire à une assurance en responsabilité civile à l'égard des tiers, en cas de dommages causés durant l'occupation.

Article 18 – Les normes de sécurité, d'hygiène et de bruit

§1. Toute installation, appareil, équipement ou denrées introduits dans l'espace public doivent être conformes aux normes de sécurité, de conformité et d'hygiène en vigueur. Cela concerne notamment et de manière non exhaustive :

• Les installations provisoires comme les podiums, tentes, structures gonflables, etc. ;
• Le matériel électrique, pyrotechnique, etc. ;
• Le matériel de cuisson comme les barbecues ;
• Les denrées alimentaires

En cas de non-conformité constatée avant la tenue de l'événement, le Collège se réserve le droit d'interdire l'utilisation du matériel concerné, voire d'interdire l'occupation de l'espace public jusqu'à régularisation complète.

§2. Un couloir de sécurité de 4 mètres sur la voirie doit être, en tout temps, laissé libre pour permettre le passage des véhicules des services de secours. En cas de non-conformité constatée avant la tenue de l'événement, le Collège se réserve le droit d'interdire l'évènement jusqu'à régularisation complète.

§3. Le Demandeur qui souhaite inclure un élément musical ou sonore doit :

• Au préalable, demander une autorisation de musique occasionnelle auprès de l'administration communale ;
• Au préalable, introduire une déclaration auprès de la plateforme Unisono pour la rémunération des auteurs et artistes ;
• Durant l'évènement, respecter les règles de bruit avec un volume ne pouvant pas dépasser 85 dB, ni dépasser les 22h00, ni occasionner une gêne au niveau du voisinage.

Article 19 – L'information des riverains

Un courrier bilingue doit être distribué aux riverains au minimum une semaine avant l'événement.

Article 20 – Rangement, nettoyage et matériel manquant ou endommagé

L'espace public, ainsi que l'éventuel matériel mis à disposition, doit être remis en état par le Demandeur, dès que son évènement se termine.

En cas de manquement, le nettoyage sera assuré par l'administration communale aux frais du demandeur, selon les dispositions prises dans :

• Le Règlement-Taxe sur le nettoyage du domaine public ;
• Le Règlement-Taxe sur les prestations du personnel ouvrier effectuées en matière de santé publique ou en vue du maintien ou du rétablissement de l'ordre public et de la sécurité ;

En cas de matériel manquant ou endommagé, en ce compris le mobilier urbain ou autre infrastructure incluse dans l'espace public, le remplacement sera assuré par l'administration communale aux frais du demandeur au prix coûtant.

Section 2 – Modalités de tarification d'une occupation de l'espace public

Article 21 – Tarification de la redevance relative à l'occupation de l'espace public

L'occupation de l'espace public en vue de l'organisation d'un évènement est soumise au paiement d'une redevance.

§ 1. Frais d'autorisation d'occupation : Les frais liés à l'autorisation d'occupation de l'espace public sont déterminés en fonction du type d'événement (petit, moyen ou grand événement), conformément aux dispositions prévues dans le Règlement-redevances pour services administratifs à l'article 32, e.

§ 2. Interdictions de stationnement : Lorsque l'occupation de l'espace public entraîne une interdiction de stationnement, les frais y afférents sont calculés en fonction du nombre de places concernées et des modalités prévues dans le Règlement-redevances pour services administratifs à l'article 32, f.

§3. Afin de sécuriser l'espace public, le Demandeur peut bénéficier de barrières Nadar communales ou le Collège peut imposer la pose de barrières Nadar.

Les frais liés à ces mesures sont fixés conformément aux dispositions du Règlement-redevances pour services administratifs à l'article 32, f.

Article 22 – Exonérations de la redevance

Le Collège peut prévoir d'exonérer de la redevance sur l'occupation de l'espace public

• De manière permanente, les Services communaux, les services du CPAS, les services de la Mission Locale d'Etterbeek
• Pour leur première demande annuelle, les Partis politiques représentés au Conseil, les Organisations communales
• Pour leur première demande annuelle, sous condition de réciprocité, les Écoles situées sur le territoire communal et subsidiées par les communautés
• Pour leur première demande annuelle, et avec l'accord du Collège, les Organisations bénéficiant d'un soutien communal

Section 3 – Modalités de tarification de la mise à disposition de matériel

Article 23 – Demandeurs non-éligibles

Les demandeurs suivants ne sont pas autorisés à demander une mise à disposition d'un matériel communal même s'ils sont Demandeur d'une occupation de l'espace public :

• Une personne morale ou physique etterbeekoise, en dehors d'une fête des voisins
• Une personne morale ou physique non etterbeekoise
• Un commerçant hors association

Article 24 – Application d'une redevance.

La mise à disposition d'un matériel communal dans le cadre d'une occupation de l'espace public, est soumise à redevance. La période couverte par la redevance se limite à la durée de l'évènement, et n'inclut ni les jours couverts par la réception du matériel ni les jours couverts par la remise du matériel.

Par dérogation au paragraphe précédent, si le matériel n'est pas restitué à la date convenue, ou si le matériel est restitué partiellement, la redevance courra jusqu'à la restitution complète du matériel.

Article 25 – Exonérations de la redevance

Le Collège peut prévoir d'exonérer les catégories suivantes de la redevance relative au matériel communal  :

• De manière permanente, les Services communaux, les services du CPAS, les services de la Mission Locale d'Etterbeek
• Pour leur première demande annuelle, les Partis politiques représentés au Conseil, les Organisations communales
• Pour leur première demande annuelle, sous condition de réciprocité, les Écoles situées sur le territoire communal et subsidiées par les communautés
• Pour leur première demande annuelle, et avec l'accord du Collège, les Organisations bénéficiant d'un soutien communal

Article 26 – Liste du matériel pouvant être mis à disposition

§1. La liste du matériel disponible est téléchargeable sur le site etterbeek.brussels ou sur simple demande au service Animation. Le matériel mis à disposition est strictement limité à celui figurant dans la demande initiale et dans les limites des stocks disponibles. Aucun ajout ultérieur ne sera accepté.

§2. Le matériel électrique est strictement destiné aux activités communales. Dans ce cas, la présence des électriciens est requise pendant toute la durée de l'événement.

Article 27 – Livraison, et reprise du matériel

§1. La livraison et la reprise du matériel ont obligatoirement lieu du lundi au vendredi (excepté jours fériés) entre 8h40 et 15h40 aux jour, heure et lieu mentionnés dans la demande. Le Demandeur ou l'un de ses représentants est impérativement présent lors de la livraison et de la reprise du matériel. Si le Demandeur ou son représentant n'est pas présent aux jour, heure et lieu prévus pour la réception du matériel, la location est annulée de plein droit.

§2. Le matériel prêté fait l'objet d'une vérification par le Demandeur. Toute anomalie au matériel constatée au moment de la livraison doit être signalée par mail au service Animation (animation@etterbeek.brussels). A défaut de remarques du Demandeur au service Animation, à la réception de la commande, le matériel est réputé être mis à disposition en parfait état.

§3. Le montage et démontage du matériel emprunté est à charge du Demandeur.

§4. Le Demandeur doit utiliser le matériel reçu en prêt en personne prudente et raisonnable.

Section 4 – Modalités de tarification de la mise à disposition du personnel

Article 28 – Champ d'application

La mise à disposition de personnel communal est exceptionnelle, soumise à validation par le Collège et exclusivement réservée aux Services communaux, aux services du CPAS, et aux services de la Mission Locale d'Etterbeek qui organisent un évènement avec une occupation de l'espace public.

Section 1 – Généralités

Article 29 – Terminologies

Le terme « Demandeur » utilisé dans le présent règlement désigne toute personne physique ou morale, publique ou privée, ayant reçu l'autorisation d'occuper d'une salle communale, avec ou sans mise à disposition de matériel communal, dans le cadre d'un évènement ouvert au public.

Le terme « salle communal » utilisé dans le présent règlement désigne :

• Les salles situées dans les Jardins de la Chasse (Hôtel communal)
  • Espace entrée libre – Hall d'entrée (RDC)
  • Salle Christian Debaty (2me étage)
  • Salle de l'Europe (1er étage)
  • Le réfectoire (2me étage)
• Les salles extérieures aux Jardins de la Chasse
  • Salles des Jardins de Fontenay sous-bois
  • Réfectoire de la Colombe de la Paix
• Les salles de classe des écoles communales

Le terme « Collège » utilisé dans le présent règlement désigne le Collège des Bourgmestre et Échevin·e·s.

Le terme « Service Animation » utilisé dans le présent règlement désigne les agents communaux désignés par le Collège pour réceptionner et traiter les demandes d'occupation des salles communales.

Article 30 – La demande d'occupation - formulaire de réservation

Le Demandeur ne peut occuper une salle communale sans l'autorisation préalable du Collège.

Pour obtenir cette autorisation, le demandeur envoie le formulaire de réservation téléchargeable sur le site web de la commune (www.etterbeek.brussels) ou disponible auprès du service animation, par courrier électronique à animation@etterbeek.brussels ou par courrier postal au Service Animation, Avenue des Casernes 31/1, 1040 Etterbeek).

Article 31 – Le formulaire de demande

La demande d'occupation doit être introduite de manière complète dans un  seul et même formulaire. Les demandes incomplètes ou les ajouts ultérieurs ne seront pas pris en compte. Les demandes sont traitées dans l'ordre chronologique de leur réception.

Article 32 – Les délais de demande

La  demande d'occupation d'une salle communale doit être introduite au plus tard 1 mois avant le début de l'événement.

Article 33 – Les catégories de demandeurs

Les demandeurs sont classés en catégories, selon le leur lien avec la commune.  La catégorie attribuée lors de la première demande reste valable pour l'année civile en cours.

1. Services communaux, CPAS, Mission locale
2. Ecoles situées sur le territoire communal et subsidiées par les communautés
3. Partis politiques représentés au Conseil  en format réunion de travail.
4. Partis politiques représentés au Conseil (conférence, événement, etc.)
5. Organisation communale
6. Organisation avec soutien communal
7. Organisation externe
8. Personne physique ou morale etterbeekoise
9. Personne physique ou morale non-etterbeekoise
10. Commerçants hors association

Article 34 – L'autorisation du Collège et le respect des conditions

Sur la base des informations reprises dans le formulaire de demande, le Collège autorise ou non l'occupation de la salle communale.

Le Collège se réserve le droit de refuser la mise à disposition d'une salle communale et/ou de matériel à tout Demandeur, notamment pour : la nature de l'évènement, le message ou l'image véhiculé par l'évènement, le non-respect des obligations passées, le non-paiement ou paiement tardif de la caution, la sous-location non autorisée, etc.

Le refus fondé sur la nature de l'évènement, le message ou l'image véhiculée ne peut intervenir que dans des situations exceptionnelles, notamment lorsque ceux-ci portent gravement atteinte à l'ordre public, aux bonnes mœurs, aux valeurs démocratiques, aux droits fondamentaux ou à l'image de la Commune.

Pour chaque salle communale, les conditions d'accès et d'utilisation, ainsi que les catégories de Demandeurs autorisées, sont précisées dans le présent règlement. Le Collège peut par ailleurs imposer des conditions particulières en cas de mise à disposition d'une salle communale. Afin de contrôler le respect des conditions, les lieux ne peuvent être refusés à toute personne mandatée par le Collège pour effectuer un contrôle.

Le Demandeur est tenu de respecter strictement les conditions stipulées dans son autorisation, ainsi que l'ensemble des dispositions du présent règlement. Néanmoins, le Collège peut, sur proposition motivée, accorder des dérogations aux conditions du présent règlement.

le Collège des bourgmestre et échevin·es tranche sans appel les cas non prévus par le présent règlement.

Article 35 – Restrictions en matière d'occupation des salles communales

Dans les salles communales, il est strictement interdit d'organiser des événements donnant lieu à une entrée payante, sous quelque forme que ce soit.

Il est également strictement interdit de sous-louer ou de mettre une salle communale à disposition d'un tiers, tant à titre onéreux que gratuit.

Pour les catégories 5 et 6, seules deux occupations mensuelles des salles communales situées dans les Jardins de la Chasse peuvent être accordées, indépendamment du nombre de bénéficiaires concernés. Toute occupation supplémentaire est refusée.

Article 36 – La tarification de l'occupation d'une salle communale et le paiement

L'occupation d'une salle communale afin d'y organiser un évènement est soumis à redevance.

Le paiement de la redevance et le paiement de la caution doivent être effectués séparément sur le compte de la Commune d'Etterbeek indiqué dans l'autorisation. Une preuve de paiement doit être envoyée au plus tard 7 jours ouvrables avant le début de l'événement. À défaut, d'un paiement dans les temps, l'occupation pourra être refusée et/ou le matériel pourra ne pas être mis à disposition

A la fin de l'évènement, le Demandeur doit contacter la Commune pour demander le remboursement de sa caution, ce qui sera réalisé dans un délai de 30 jours sous déduction d'une éventuelle retenue.

Article 37 – Annulation

Toute annulation doit être communiquée par écrit à l'adresse électronique animation@etterbeek.brussels, idéalement accompagnée d'une confirmation téléphonique.
Elle doit impérativement parvenir au plus tard trois jours ouvrables avant la date prévue de l'évènement.
Passé ce délai, l'annulation sera considérée comme tardive (voir Article 38).

En cas de force majeure, la réservation peut être annulée de plein droit par l'administration communale. Seuls les montants liés à la location et à la caution seront remboursés, sans autre dédommagement.

Article 38 – Annulation tardive

En cas d'annulation tardive par le Demandeur, c'est-à-dire moins trois jours ouvrables avant l'événement, les frais restent dus.

Article 39 – En cas de dégâts occasionnés lors de l'occupation d'une salle communale

Le Demandeur est responsable des dommages causés à la salle communale et/ou à tout matériel mis à disposition, survenus lors de son occupation ou consécutivement à celle-ci.

Toute remarque relative à d'éventuels dégâts constatés lors de la prise de possession des lieux ou la réception du matériel doit être formulée immédiatement au délégué de la commune et par écrit au Service Animation (animation@etterbeek.brussels), au plus tard le premier jour ouvrable suivant l'occupation.

Il est strictement interdit de modifier la disposition des lieux, d'accrocher des objets aux murs, plafonds ou planchers, ou d'introduire tout matériel ou équipement dans les locaux sans autorisation écrite et préalable du Collège. Sont notamment visés, à titre non exhaustif : le matériel électrique (sono, réfrigérateur, réchaud, etc.), des denrées alimentaires, etc.

La responsabilité de la Commune d'Etterbeek ne peut en aucun cas être mise en cause, sous quelque forme que ce soit, du chef d'accidents ou dommages quelconques survenant au Demandeur ou à des tiers à la suite du transport, de l'installation ou de l'utilisation de matériel ou de mobilier ne lui appartenant pas.

La Commune se dégage en outre de toute responsabilité en cas de manquement aux autorisations devant être sollicitées par le Demandeur.

Article 40  – Assurance en responsabilité civil à charge du Demandeur

Le Demandeur doit souscrire à une assurance en responsabilité civil à l'égard des tiers, en cas de dommages causés durant l'occupation.

Article 41 – Les normes de sécurité, d'hygiène et de bruit

§1. Toute installation, appareil, équipement ou denrées introduits dans une salle communale doivent être conformes aux normes de sécurité, de conformité et d'hygiène en vigueur. Cela concerne notamment et de manière non exhaustive :

• Les installations provisoires comme les podiums, tentes, structures gonflables, etc ;

• Le matériel électrique, pyrotechnique, etc. ;
• Le matériel de cuisson comme les barbecues ;
• Les denrées alimentaires

En cas de non-conformité constatée avant la tenue de l'événement, le Collège se réserve le droit d'interdire l'utilisation du matériel concerné, voire d'interdire l'occupation de la salle communale jusqu'à régularisation complète.

§2. Par ailleurs, le Demandeur qui souhaite inclure un élément musical ou sonore doit :

• Au préalable, demander une autorisation de musique occasionnelle auprès de l'administration communale.
• Au préalable, introduire une déclaration auprès de la plateforme Unisono pour la rémunération des auteurs et artistes.
• Durant l'évènement, respecter les règles de bruit avec un volume ne pouvant pas dépasser 85 dB, ni dépasser les 22h00, ni occasionner une gêne au niveau des autres salles communales.

Article 42 – Rangement, nettoyage et matériel manquant ou endommagé

La salle communale, ainsi que l'éventuel matériel mis à disposition, doit être remis en état par le Demandeur, dès que son évènement se termine. Le demandeur est par conséquent tenu d'effectuer un nettoyage léger : balayer la salle, nettoyer les tables, vider les poubelles, etc.

En cas de manquement, le nettoyage sera assuré par l'administration communale aux frais du demandeur.

En cas de matériel manquant ou endommagé, le remplacement sera assuré par l'administration communal aux frais du demandeur au prix coûtant.

Article 43 – Respect des horaires

Le montage et le démontage du matériel dûment autorisé sont compris dans la période d'occupation, tout comme le temps nécessaire au nettoyage.

La salle doit être libérée au plus tard à l'heure stipulée dans l'autorisation.

Section 2 – Modalités et tarification des salles des Jardins de la Chasse

Article 44 – Horaires

L'occupation d'une salle communale dans les Jardins de la Chasse est possible aux horaires suivants :

• Du lundi au jeudi : de 19h00 à 21h00, soit 2 heures maximum
• Le vendredi : de 19h00 à 22h00, soit 3 heures maximum
• Le samedi : de 14h00 à 23h00, soit 9 heures maximum
• Le dimanche : de 10h00 à 20h00, soit 10 heures maximum

Les horaires fixés sont strictement limitatifs et tout dépassement est interdit. En cas d'infraction à cette limitation, une redevance exceptionnelle sera appliquée, conformément aux Règlement-redevances pour services administratifs à l'articles 32, a, b et c.

Les horaires visés au présent article sont exclusivement d'application pour les Demandeurs relevant de la catégorie 6.

Article 45 – Description des salles communales

§1. Hall d'accueil (Espace Entrée Libre)

• Situation : rez-de -chaussée de l'Hôtel communal
• Capacité : 472 personnes (surface libre)
• Repas et boissons sont autorisées

§2. Salle Christian Debaty

• Situation : 2ème étage de l'Hôtel communal
• Capacité : 251 personnes (surface libre)
• Restriction : mobilier de la salle non déplaçable,  nourriture et boissons interdites

§3. Salle de l'Europe

• Situation : 1er étage de l'Hôtel communal
• Capacité : 50 personnes (surface libre)
• Restrictions : nourriture et boissons interdites

§4. Réfectoire (avec ou sans cuisine)

• Situation : 2ème étage de l'Hôtel communal
• Capacité : 72 personnes (assise)
• Usages autorisés : réunion, conférences, repas, buffets, drink, ..

Article 46 – Tarification des salles communales

La mise à disposition d'une salle communale est soumise aux redevances mentionnées dans le Règlement-redevances pour services administratifs à l'article 32, a.

Article 47 – Exonération de la redevance et limitation d'occupation

Article 47 bis – Autorisation dérogatoire de la salle Christian Debaty - Convention

Toute occupation de la salle Christian Debaty par les Demandeurs appartenant à la Catégorie 6 (organisation bénéficiant d'un soutien communal) est soumise à convention.

Le montant applicable est déterminée en fonction de la nature du Demandeur (à but lucratif ou sans but lucratif) et est fixée conformément aux dispositions du Règlement-redevances pour services administratifs à l'article 32, a.

Section 3 – Modalités et tarification des salles hors Jardins de la Chasse

Article 48 – Horaires

Les salles de Fontenay-Sous-Bois sont accessibles toute l'année, à l'exception des congés scolaires et ainsi que des vendredis qui précèdent des congés scolaires. Leurs occupations sont limitées aux heures d'ouverture et de fermeture du parc, sans préjudice de la possibilité pour la Commune de réquisitionner les salles pour des mesures exceptionnelles en cas de situation de crise.

Le réfectoire de la Colombe de la Paix est accessible un jour par week-end, avec une occupation autorisée jusqu'à 2h00 du matin au plus tard.

Les horaires fixés sont strictement limitatifs et tout dépassement est interdit. En cas d'infraction à cette limitation, une redevance exceptionnelle sera appliquée, conformément aux Règlement-redevances pour services administratifs à l'articles 32, a, b et c.

Article 49 – Description des salles communales

§1. Petite salle des Jardins de Fontenay-sous-Bois

• Situation : rue des Champs, 67
• Capacités : ------
• Restrictions :
  • de Stationnement de véhicules dans le parc strictement interdit ;
  • Utilisation des salles dans le respect du voisinage et de la quiétude du quartier.  ;
  • les repas ou drinks ne peuvent être organisés qu'en cas de disponibilité de l'autre salle.
• Procédure d'accès aux clés :

1. Le Demandeur prend rendez-vous avec le service Animation pour retirer les clés.
2. Les clés sont remises à l'Hôtel communal le dernier jour ouvrable précédant l'occupation (entre 8h40 et 12h00).
3. Les clés sont restituées le premier jour ouvrable suivant l'occupation (entre 8h40 et 12h00).

En cas de non-retrait dans les délais, l'accès à la salle ne sera pas possible.

§2. Grande salle des Jardins de Fontenay-sous-Bois

• Capacités : -------
• Restrictions :
  • Stationnement de véhicules dans le parc strictement interdit ;
  • Utilisation des salles dans le respect du voisinage et de la quiétude du quartier.  ;
  • les repas ou drinks ne peuvent être organisés qu'en cas de disponibilité de l'autre salle.
• Procédure d'accès aux clés :
  • Le Demandeur prend rendez-vous avec le service Animation pour retirer les clés.
  • Les clés sont remises à l'Hôtel communal le dernier jour ouvrable précédant l'occupation (entre 8h40 et 12h00).
  • Les clés sont restituées le premier jour ouvrable suivant l'occupation (entre 8h40 et 12h00).
  • En cas de non-retrait dans les délais, l'accès à la salle ne sera pas possible.

§3. Réfectoire de la Colombe de la Paix

• Situation : Rue Général Tombeur, 78–80
• Capacité : 175 personnes maximum
• Restrictions :
  • La cuisine attenante ne peut en aucun cas être utilisée.
  • L'occupation porte exclusivement sur le réfectoire.
  • L'accès aux autres locaux scolaires est strictement interdit.
  • Le matériel souhaité (tables, chaises, vaisselle, etc.) doit être réservé séparément et n'est pas inclus dans le prix de la location.

Article 50 – Tarification des salles communales hors Jardins de la Chasse

La mise à disposition d'une salle communale, hors Jardins de la Chasse, est soumise aux redevances mentionnées dans le Règlement-redevances pour services administratifs, à l'article 32, b et c.

Article 51 – Exonération de la redevance

Salles des Jardins de Fontenay-Sous-Bois

Réfectoire de la Colombe de la Paix

Section 4 – Modalités et tarification des salles de classes

Article 52 – Horaire

Certaines écoles communales peuvent mettre des salles de classe à disposition pour des activités. Les horaires d'occupation possibles sont :

• Les lundis, mardis, jeudis et vendredis : de 17h00 à 22h00
• Les mercredis : de 13h00 à 22h00
• Les week-ends, jours fériés et périodes de vacances scolaires : de 9h00 à 22h00

L'occupation se fait sur une base horaire. Une occupation correspond à une heure.

Les salles de classes peuvent être mise à disposition dans le cadre de :

• Cours de langues
• École des devoirs
• Cours du soir
• Cours de musique

Article 53 – Tarification des salles de classes

La mise à disposition d'une salle de classe est soumise aux redevances mentionnées dans le Règlement-redevances pour services administratifs, à l'article 32, d.

Section 5 – Modalités et tarification de la location de matériel

Article 54 – Demande principale et demande accessoire

La demande de mise à disposition de matériel communal est toujours accessoire à une demande principale d'occupation d'une salle communale. En d'autres mots, si aucune demande d'occupation d'une salle communale n'est autorisée, de facto aucune demande de mise à disposition de matériel communal n'est autorisée.

De plus, les Demandeurs suivants ne sont pas autorisés à demander du matériel communal même s'ils sont Demandeur d'une occupation de l'espace public :

• Une personne morale ou physique non etterbeekoise
• Un commerçant hors association

Article 55 – Application d'une redevance.

La mise à disposition de matériel communal dans le cadre d'une occupation d'une salle communale est soumis à redevance. La période couverte par la redevance se limite à la durée de l'évènement, et n'inclut ni les jours couverts par le réception du matériel ni les jours couverts par la reprise du matériel.

Par dérogation au paragraphe précédent, si le matériel n'est pas restitué à la date convenue, ou si le matériel est restitué partiellement, la redevance courra jusqu'à la restitution complète du matériel.

Article 56 – Exonérations de la redevance

Les catégories suivantes peuvent disposer de matériel communal lors d'une occupation de l'espace public sans redevance :

Article 57 – Liste du matériel pouvant être mis à disposition

§1. La liste du matériel disponible est téléchargeable sur le site etterbeek.brussels ou sur simple demande au service Animation. Le matériel mis à disposition est strictement limité à celui figurant dans la demande initiale et dans les limites des stocks disponibles. Aucun ajout ultérieur ne sera accepté.

§2. Le matériel électrique est strictement destiné aux activités communales. Dans ce cas, la présence des électriciens est requise pendant toute la durée de l'événement.

Article 58 – Livraison  et reprise du matériel

§1. La livraison et la reprise du matériel ont obligatoirement lieu du lundi au vendredi (excepté jours fériés) entre 8h40 et 15h40 aux jour, heure et lieu mentionnés dans la demande. Le Demandeur ou l'un de ses représentants est impérativement présent lors de la livraison et de la reprise du matériel. Si le Demandeur ou son représentant n'est pas présent aux jour, heure et lieu prévus pour la réception du matériel, la location est annulée de plein droit.

§2. Le matériel prêté fait l'objet d'une vérification par le Demandeur. Toute anomalie au matériel constatée au moment de la livraison doit être signalée par mail au service Animation (animation@etterbeek.brussels). A défaut de remarques du Demandeur au service Animation, à la réception de la commande, le matériel est réputé être mis à disposition en parfait état.

§3. Le montage et démontage du matériel emprunté est à charge du Demandeur.

§4. Le Demandeur doit utiliser le matériel reçu en prêt en personne prudente et raisonnable.

Article 59 – Conflit d'interprétation

Tout conflit d'interprétation des dispositions du présent règlement est tranché par le Collège des Bourgmestre et Echevin·e·s de la commune d'Etterbeek.

Article 60 – Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le 20 janvier 2026.