Reglement voor de bezetting van de openbare weg en voor het gebruik van gemeentelijke zalen

Afdeling 1 – Algemeen

Artikel 1 – Terminologie

In dit reglement wordt de term "aanvrager" gebruikt voor elke natuurlijke of rechtspersoon, publiek of privaat, die de toelating heeft gekregen om de openbare ruimte te bezetten, al dan niet met terbeschikkingstelling van gemeentelijk materiaal, in het kader van een publiek toegankelijk evenement.

In dit reglement worden de termen "met lokale verankering" en "zonder lokale verankering" gebruikt voor organisaties waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is op het grondgebied van de gemeente Etterbeek of naar organisaties waarvan de maatschappelijke zetel daarbuiten is gevestigd.

In dit reglement wordt de term "openbare ruimte" gebruikt volgens artikel 1 §3 van het Gemeenschappelijk algemeen politiereglement van de 19 Brusselse gemeenten:

de openbare weg, met inbegrip van de rijweg, bermen en trottoirs, de centrale bermen en alle toebehoren zoals riolen en straatkolken, de naaste omgeving van de wegen, de fietspaden, voetgangersbruggen, ondergrondse doorgangen voor voetgangers, wegen en erfdienstbaarheden, en over het algemeen elke weg open voor het publiek, zelfs wanneer deze op een privé-eigendom ligt.

de openbare ruimten, aangelegd als aanhorigheden van de verkeerswegen en voornamelijk bestemd voor het parkeren van voertuigen, wandelplaatsen en markten, de andere inrichtingen en groene zones zoals pleinen, gemeentelijke en gewestelijke parken, openbare tuinen en iedere ruimte met een plantaardig element, speelpleinen en -velden, begraafplaatsen, galerijen en doorgangen op private grond die toegankelijk zijn voor het publiek, en over het algemeen elk deel van de openbare ruimte dat zich buiten de openbare weg bevindt, dat open is voor het personenverkeer en voornamelijk bestemd is voor het wandelen, ontspannen of verfraaien.

de treinstations, metrostations, de binnen- en buitenkant van voertuigen van het openbaar vervoer die bestemd zijn voor het personenvervoer en die op het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest rijden, de perrons, de haltes en andere toebehoren van het openbaar vervoer, zowel ondergronds als bovengronds.

In dit reglement wordt de term "college" gebruikt voor het college van burgemeester en schepenen.

In dit reglement wordt de term "dienst Animatie" gebruikt voor alle gemeentelijke medewerkers die door het college zijn aangesteld om de aanvragen voor de bezetting van de openbare ruimte te ontvangen en te behandelen. 

Artikel 2 – Toelatingsaanvraag bij het college

De aanvrager mag de openbare ruimte niet bezetten zonder voorafgaande toelating van het college.

Om die toelating te krijgen, stuurt de aanvrager het reserveringsformulier via e-mail naar animatie@etterbeek.brussels of met de post naar de dienst Animatie, Kazernenlaan 31/1, 1040 Etterbeek. Het reserveringsformulier staat op de website van de gemeente (www.etterbeek.brussels) en is beschikbaar bij de dienst Animatie.

Het indienen van een dergelijke aanvraag vrijwaart de organisator van een evenement, indien het om een protest gaat, niet van de verplichting om toestemming te vragen aan de burgemeester om redenen van veiligheid en handhaving van de openbare orde.

Artikel 3 – Toelating van het college en naleving van de voorwaarden

Op basis van de informatie uit het aanvraagformulier geeft het college al dan niet toelating voor de bezetting van de openbare weg. Het college behoudt zich het recht voor om de terbeschikkingstelling van de openbare ruimte en/of gemeentelijk materiaal te weigeren, onder meer door: de aard van het evenement, de boodschap of het imago dat het evenement uitdraagt, het niet-naleven van eerdere verplichtingen, het niet-betalen of laattijdig betalen van de waarborg, niet-toegestane onderverhuur, enz.

Een weigering op basis van de aard van het evenement, de boodschap of het imago kan enkel in uitzonderlijke situaties plaatsvinden, met name wanneer deze elementen een ernstige aantasting vormen van de openbare orde, de goede zeden, de democratische waarden, de fundamentele rechten of het imago van de gemeente.

Elke bezetting van de openbare ruimte is onderworpen aan de voorwaarden van de politiediensten en aan de voorwaarden van de Dienst voor Brandweer en Dringende Medische Hulp van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Het college kan bovendien bijzondere voorwaarden opleggen, onder meer op basis van het advies van de commissie voor dringende medische hulp. Om het naleven van de voorwaarden te controleren, mag de toegang tot de plaatsen niet worden geweigerd aan personen die door het college zijn gemachtigd om een controle uit te voeren.

De aanvrager is verplicht de voorwaarden uit zijn toelating en alle bepalingen van dit reglement na te leven. Het college kan echter, op gemotiveerd voorstel, afwijkingen toestaan van de voorwaarden van dit reglement.

De gemeente wijst elke verantwoordelijkheid af in geval van tekortkomingen met betrekking tot toelatingen die door de aanvrager moeten worden aangevraagd.

Het college van burgemeester en schepenen neemt zonder beroep een beslissing over de gevallen die niet in dit reglement zijn voorzien. 

Artikel 4 – Aanvraag OSIRIS

Voor elke installatie op de openbare weg in een van de 19 gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest moet een voorafgaande aanvraag worden ingediend via de toepassing OSIRIS (https://apps.osiris.brussels). Voor de gewestwegen kunnen de behandelingstermijnen aanzienlijk zijn en de gemeentelijke overheid kan dit proces niet versnellen.

Artikel 5 – Bezetting van het Jubelpark

Als het evenement plaatsvindt in het Jubelpark, is een vergunning van Leefmilieu Brussel, beheerder van de site, en van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel Stedenbouw en Erfgoed vereist bij het indienen van de aanvraag bij de gemeente Etterbeek.

Artikel 6 – Toevoer van water en/of elektriciteit

Als het evenement een aansluiting op water of elektriciteit nodig heeft, moet de aanvrager rechtstreeks contact opnemen met de bevoegde operatoren:

• Vivaqua voor elke installatie van een waterpunt (bv. zwanenhals).
• Sibelga voor elke aanvraag van de opening of aansluiting op een elektriciteitspaal.

Alle procedures en kosten voor deze prestaties zijn volledig voor de aanvrager.

Artikel 7 – MIVB

Bij bezetting van de openbare ruimte moet de aanvrager een vrije en veilige doorgang garanderen voor de voertuigen van de MIVB.

Als dit onmogelijk is, moet hij rechtstreeks contact opnemen met de MIVB om, indien nodig, een omleiding aan te vragen

Alle procedures en kosten voor deze prestaties zijn volledig voor de aanvrager.

Artikel 8 – Aanvraagformulier

Het aanvraagformulier moet volledig en in één keer worden ingediend. Onvolledige aanvragen of latere toevoegingen worden niet in aanmerking genomen. De aanvragen worden behandeld in chronologische volgorde van ontvangst.

Artikel 9 – Aanvraagtermijnen

De termijn voor het indienen van een aanvraag tot bezetting van de openbare ruimte is afhankelijk van de categorie van het evenement:

• Voor kleine of middelgrote evenementen: 1 maand voor de start van het evenement.
• Voor grote evenementen: 3 maanden voor de start van het evenement.

Artikel 10 – Categorieën van evenementen

Recreatieve, religieuze, sportieve, folkloristische evenementen worden onderverdeeld in 3 categorieën:

Als een van beide criteria (oppervlakte of aantal personen) wordt overschreden, wordt het evenement ingedeeld in de hogere categorie.

Artikel 11 – Bezetting van de weg en plaatsing van verkeersborden-parkeerverbodsborden

De aanvrager kan een aanvraag indienen voor de bezetting van de weg waarvoor de plaatsing van parkeerverbodsborden nodig is, uitsluitend voor evenementen die op de openbare weg worden georganiseerd en een toelating hebben van het college van burgemeester en schepenen.

§1. Een parkeerplaats komt overeen met 5 meter.

§2. Het is verboden om te parkeren op dropzones, laadzones en voor garages, volgens de bepalingen van de Wegcode. Niet-naleving van deze regel kan leiden tot sancties (boete, takelen, inbeslagname).

§3. Voor elke aanvraag voor de reservering van parkeerplaatsen buiten een evenement (bouwplaats, werken of andere bezetting die niet verbonden is aan een evenement op de openbare weg), moet rechtstreeks contact worden opgenomen met de dienst Wegvergunningen.

Artikel 12 – Categorieën van aanvragers

De aanvragers worden ingedeeld in categorieën, afhankelijk van hun band met de gemeente. De categorie die bij de eerste aanvraag wordt toegekend, blijft geldig voor het lopende kalenderjaar.

1. Gemeentediensten, OCMW, Mission locale
2. Scholen gelegen op het grondgebied van de gemeente en gesubsidieerd door de gemeenschappen
3. Politieke partijen vertegenwoordigd in de raad in de vorm van een werkvergadering
4. Politieke partijen vertegenwoordigd in de raad (conferentie, evenement, enz.)
5. Gemeentelijke organisaties
6. Organisaties met gemeentelijke steun
7. Externe organisaties
8. Natuurlijke of rechtspersonen uit Etterbeek
9. Natuurlijke of rechtspersonen niet afkomstig uit Etterbeek
10. Handelaars buiten vereniging

Artikel 13 – Tarieven voor de bezetting van de openbare weg en betaling

Voor de bezetting van de openbare voor de organisatie van een evenement is een retributie verschuldigd. Deze retributie omvat:

• De kosten voor de toelating voor de bezetting van de openbare ruimte
• Eventuele kosten voor een parkeerverbod
• Eventuele kosten voor een straatafsluiting

De betaling van de retributie en de betaling van de waarborg moeten afzonderlijk gebeuren op de rekening van de gemeente Etterbeek die in de toelating wordt vermeld. Een betalingsbewijs moet uiterlijk 7 werkdagen voor de start van het evenement worden bezorgd. Als de betaling niet tijdig wordt uitgevoerd, kan de bezetting worden geweigerd en/of kan het materiaal niet ter beschikking worden gesteld.

Na afloop van het evenement moet de aanvrager contact opnemen met de gemeente om de terugbetaling van zijn waarborg te vragen. Deze terugbetaling gebeurt binnen 30 dagen, na aftrek van een eventuele inhouding.

Artikel 14 – Annulering

Elke annulering moet schriftelijk naar animatie@etterbeek.brussels worden gestuurd en bij voorkeur telefonisch worden bevestigd.

De dienst Animatie moet de annulering uiterlijk drie werkdagen voor de geplande datum van het evenement ontvangen.

Na deze termijn wordt de annulering als laattijdig beschouwd (zie Artikel 13).

In geval van overmacht kan de reservering van rechtswege worden geannuleerd door het gemeentebestuur. Enkel de bedragen voor de huur en de waarborg worden terugbetaald, zonder verdere schadevergoeding.

Artikel 15 – Laattijdige annulering

In geval van laattijdige annulering door de aanvrager, dat wil zeggen drie werkdagen voor het evenement, blijven de kosten verschuldigd.

Artikel 16 – Schade veroorzaakt tijdens de bezetting van de openbare ruimte

De aanvrager is verantwoordelijk voor de schade veroorzaakt aan de openbare ruimten en/of aan de uitrustingen van de openbare ruimte en/of aan het ter beschikking gestelde materiaal tijdens of na de bezetting.

Elke opmerking over eventuele schade die wordt vastgesteld bij de ingebruikname van de plaatsen of bij de ontvangst van het materiaal moet onmiddellijk worden meegedeeld aan de afgevaardigde van de gemeente en schriftelijk aan de dienst Animatie (animatie@etterbeek.brussels), uiterlijk op de eerste werkdag na de bezetting.

Het is verboden om materiaal of voorzieningen in de openbare ruimte te brengen zonder voorafgaande en schriftelijke toelating van het college. Het gaat onder andere, zonder limitatief te zijn, over: elektrisch materiaal (geluidsinstallatie, koelkast, kooktoestel, enz.), springkastelen, barbecues en gelijkaardige toestellen.

De verantwoordelijkheid van de gemeente Etterbeek kan in geen enkel geval worden ingeroepen, in welke vorm dan ook, voor ongevallen of schade bij de aanvrager of bij derden als gevolg van het transport, de installatie of het gebruik van materiaal of meubilair dat geen eigendom is van de gemeente.

Artikel 17 – Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid door de aanvrager

De aanvrager moet een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten ten aanzien van derden, voor schade veroorzaakt tijdens de bezetting.

Artikel 18 – Normen voor veiligheid, hygiëne en geluid

§1. Alle installaties, toestellen, voorzieningen of voedingsmiddelen die in de openbare ruimte worden gebracht, moeten voldoen aan de geldende normen voor veiligheid, conformiteit en hygiëne. Het gaat onder andere, zonder limitatief te zijn, over:

• Tijdelijke installaties zoals podia, tenten, opblaasstructuren, enz.
• Elektrisch materiaal, pyrotechnisch materiaal, enz.
• Kookmateriaal zoals barbecues
• Voedingsmiddelen.

Als de niet-conformiteit wordt vastgesteld voor het evenement, behoudt het college zich het recht voor het gebruik van het betrokken materiaal te verbieden, of zelfs de bezetting van de openbare ruimte te verbieden tot volledige regularisatie.

§2. Er moet op elk moment een veiligheidsdoorgang van 4 meter op de weg vrijgelaten voor de doorgang van hulpdiensten. Als de niet-conformiteit wordt vastgesteld voor het evenement, behoudt het college zich het recht voor het evenement te verbieden tot volledige regularisatie.

§3. De aanvrager die een muzikaal of geluidselement wil gebruiken moet:

• vooraf een occasionele muziekvergunning aanvragen bij het gemeentebestuur.
• vooraf een aangifte indienen bij het platform Unisono voor de vergoeding van auteurs en artiesten.
• tijdens het evenement de geluidsregels naleven: het volume mag niet hoger zijn dan 85 dB, het geluid mag niet later duren dan 22.00 uur en het geluid mag geen hinder veroorzaken voor de buurt.

Artikel 19 – Informatie voor de buurtbewoners

Een tweetalige brief moet minstens één week voor het evenement naar de buurtbewoners worden gestuurd.

Artikel 20 – Opruimen, schoonmaak en ontbrekend of beschadigd materiaal

De aanvrager moet de openbare ruimte, en het eventueel ter beschikking gestelde materiaal, in de oorspronkelijke staat herstellen zodra het evenement is afgelopen.

Bij tekortkomingen voert het gemeentebestuur de schoonmaak uit op kosten van de aanvrager, volgens de bepalingen van:

• het belastingreglement op het reinigen van het openbaar domein,
• het belastingreglement voor de prestaties van de arbeiders betreffende openbare gezondheid of met het oog tot de handhaving of de herstelling van de openbare orde en de veiligheid.

Als er materiaal ontbreekt of beschadigd is, met inbegrip van straatmeubilair of andere infrastructuur in de openbare ruimte, voert het gemeentebestuur de vervanging uit op kosten van de aanvrager tegen de kostprijs.

Afdeling 2 – Tariefvoorwaarden voor de bezetting van de openbare ruimte

Artikel 21 – Tarief van de retributie voor de bezetting van de openbare ruimte

Voor de bezetting van de openbare weg voor de organisatie van een evenement moet een retributie worden betaald.

§1. Kosten van de toelating voor de bezetting:

De kosten van de toelating voor het gebruik van de openbare ruimte worden vastgesteld op basis van de categorie van het evenement (klein, middelgroot of groot evenement), volgens het retributiereglement voor administratieve diensten in artikel 32, e.

§2. Parkeerverbod:

Wanneer voor de bezetting van de openbare ruimte een parkeerverbod nodig is, worden de kosten hiervoor berekend op basis van het aantal parkeerplaatsen en volgens het retributiereglement voor administratieve diensten in artikel 32, f.

§3. Om de openbare ruimte te beveiligen, kan de aanvrager gebruikmaken van gemeentelijke nadarhekken of het College kan de plaatsing ervan verplichten.

De kosten van deze maatregelen worden vastgesteld volgens het retributiereglement voor administratieve diensten in artikel 32, f.

Artikel 22 – Vrijstellingen van de retributie

Het college kan een vrijstelling van de retributie voor de bezetting van de openbare weg geven:

• permanent: voor diensten van de gemeente, het OCMW-diensten en de Mission locale d'Etterbeek.
• Voor hun eerste aanvraag van het jaar: voor politieke partijen vertegenwoordigd in de raad en voor gemeentelijke organisaties.
• voor hun eerste aanvraag van het jaar, onder voorwaarde van wederkerigheid: voor scholen gelegen op het grondgebied van de gemeente en gesubsidieerd door de gemeenschappen.
• Voor hun eerste aanvraag van het jaar, als het college akkoord gaat: voor organisaties die gemeentelijke steun krijgen.

Afdeling 3 – Tariefvoorwaarden voor de terbeschikkingstelling van materiaal

Artikel 23 – Aanvragers die niet in aanmerking komen

Onderstaande aanvragers mogen geen gemeentelijk materiaal aanvragen, ook al hebben ze een aanvraag ingediend voor het gebruik van de openbare ruimte:

• Natuurlijke of rechtspersonen uit Etterbeek, behalve in het kader van een burenfeest.
• Natuurlijke of rechtspersonen niet afkomstig uit Etterbeek.
• Handelaars buiten vereniging

Artikel 24 – Toepassing van een retributie

Voor de terbeschikkingstelling van gemeentelijk materiaal in het kader van de bezetting van de openbare weg is een retributie verschuldigd. De periode van de retributie beperkt zich tot de duur van het evenement en omvat noch de dagen van ontvangst van het materiaal, noch de dagen van teruggave van het materiaal.

In afwijking van de vorige paragraaf geldt dat, als het materiaal niet op de afgesproken datum wordt teruggegeven of slechts gedeeltelijk wordt teruggegeven, de retributie blijft lopen tot de volledige teruggave van het materiaal.

Artikel 25 – Vrijstellingen van de retributie

Het college kan de volgende categorieën een vrijstelling van de retributie voor gemeentelijk materiaal geven:

• permanent: voor diensten van de gemeente, het OCMW-diensten en de Mission locale d'Etterbeek.
• Voor hun eerste aanvraag van het jaar: voor politieke partijen vertegenwoordigd in de raad en voor gemeentelijke organisaties.
• voor hun eerste aanvraag van het jaar, onder voorwaarde van wederkerigheid: voor scholen gelegen op het grondgebied van de gemeente en gesubsidieerd door de gemeenschappen.
• Voor hun eerste aanvraag van het jaar, als het college akkoord gaat: voor organisaties die gemeentelijke steun krijgen.

Artikel 26 – Lijst van materiaal dat ter beschikking kan worden gesteld

§1. De lijst van beschikbaar materiaal staat op de website www.etterbeek.brussels of is op aanvraag beschikbaar bij de dienst Animatie. Het ter beschikking gestelde materiaal is beperkt tot het materiaal dat in de oorspronkelijke aanvraag staat vermeld en binnen de grenzen van de beschikbare voorraad. Latere toevoegingen worden niet aanvaard.

§2. Elektrisch materiaal is enkel voorbehouden voor gemeentelijke activiteiten. In dat geval is de aanwezigheid van de elektriciens vereist tijdens de volledige duur van het evenement.

Artikel 27 – Levering en ophaling van materiaal

§1. De levering en ophaling van het materiaal vinden verplicht plaats van maandag tot en met vrijdag (uitgezonderd feestdagen) tussen 8.30 en 15.30 uur, op de dag, het uur en de plaats vermeld in de aanvraag. De aanvrager of één van zijn vertegenwoordigers moet aanwezig zijn bij de levering en ophaling van het materiaal. Als de aanvrager of zijn vertegenwoordiger niet aanwezig is op de voorziene dag, uur en plaats voor de ontvangst van het materiaal, wordt de verhuur van rechtswege geannuleerd.

§2. De aanvrager controleert het geleende materiaal. Hij moet elke afwijking die hij vaststelt bij de levering melden aan de dienst Animatie via e-mail naar animation@etterbeek.brussels. Als de aanvrager geen opmerkingen doorgeeft aan de dienst Animatie bij ontvangst van de bestelling, wordt het materiaal geacht in perfecte staat ter beschikking te zijn gesteld.

§3. Het opbouwen en afbreken van het geleende materiaal gebeurt door de aanvrager.

§4. De aanvrager moet het geleende materiaal gebruiken als een voorzichtig en redelijk persoon.

Afdeling 4 – Tariefvoorwaarden voor de terbeschikkingstelling van personeel

Artikel 28 – Toepassingsgebied

De terbeschikkingstelling van gemeentelijk personeel is uitzonderlijk, onderworpen aan de goedkeuring van het college, en uitsluitend voorbehouden aan de gemeentediensten, de diensten van het OCMW en de diensten van de Mission locale d'Etterbeek die een evenement organiseren met bezetting van de openbare ruimte.

Afdeling 1 – Algemeen

Artikel 29 – Terminologie

In dit reglement wordt de term "aanvrager" gebruikt voor elke natuurlijke of rechtspersoon, publiek of privaat, die de toelating heeft gekregen om een gemeentelijke zaal te gebruiken, al dan niet met terbeschikkingstelling van gemeentelijk materiaal, in het kader van een publiek toegankelijk evenement.

• In dit reglement wordt de term "gemeentelijke zaal" gebruikt voor:

• De zalen op het Jachthof (gemeentehuis)
  • De DoorGang – Hal (benedenverdieping)
  • Zaal Christian Debaty (2e verdieping)
  • Europazaal (1e verdieping)
  • Refter (2e verdieping)
• Zalen buiten het Jachthof
  • Zalen van de Tuinen van Fontenay-sous-Bois
  • Refter van Colombe de la Paix
• De klaslokalen van de gemeentescholen

In dit reglement wordt de term "college" gebruikt voor het college van burgemeester en schepenen.

In dit reglement wordt de term "dienst Animatie" gebruikt voor alle gemeentelijke medewerkers die door het college zijn aangesteld om de aanvragen voor het gebruik van gemeentelijke zalen te ontvangen en te behandelen.

Artikel 30 – De aanvraag – reserveringsformulier

De aanvrager mag een gemeentelijke zaal niet gebruiken zonder voorafgaande toelating van het college.

Om die toelating te krijgen, stuurt de aanvrager het reserveringsformulier via e-mail naar animatie@etterbeek.brussels of met de post naar de dienst Animatie, Kazernenlaan 31/1, 1040 Etterbeek. Het reserveringsformulier staat op de website van de gemeente (www.etterbeek.brussels) en is beschikbaar bij de dienst Animatie.

Artikel 31 – Aanvraagformulier

Het aanvraagformulier moet volledig en in één keer worden ingediend. Onvolledige aanvragen of latere toevoegingen worden niet in aanmerking genomen. De aanvragen worden behandeld in chronologische volgorde van ontvangst.

Artikel 32 – Aanvraagtermijnen

De aanvraag voor het gebruik van een gemeentelijke zaal moet minstens 1 maand voor de start van het evenement worden ingediend.

Artikel 33 – Categorieën van aanvragers

De aanvragers worden ingedeeld in categorieën, afhankelijk van hun band met de gemeente. De categorie die bij de eerste aanvraag wordt toegekend, blijft geldig voor het lopende kalenderjaar.

1. Gemeentediensten, OCMW, Mission locale
2. Scholen gelegen op het grondgebied van de gemeente en gesubsidieerd door de gemeenschappen
3. Politieke partijen vertegenwoordigd in de raad in de vorm van een werkvergadering
4. Politieke partijen vertegenwoordigd in de raad (conferentie, evenement, enz.)
5. Gemeentelijke organisaties
6. Organisaties met gemeentelijke steun
7. Externe organisaties
8. Natuurlijke of rechtspersonen uit Etterbeek
9. Natuurlijke of rechtspersonen niet afkomstig uit Etterbeek
10. Handelaars buiten vereniging

Artikel 34 – Toelating van het college en naleving van de voorwaarden

Op basis van de informatie uit het aanvraagformulier geeft het college al dan niet toelating voor het gebruik van een gemeentelijke zaal.

Het college behoudt zich het recht voor om de terbeschikkingstelling van een gemeentelijke zaal en/of gemeentelijk materiaal te weigeren, onder meer door: de aard van het evenement, de boodschap of het imago dat het evenement uitdraagt, het niet-naleven van eerdere verplichtingen, het niet-betalen of laattijdig betalen van de waarborg, niet-toegestane onderverhuur, enz.

Een weigering op basis van de aard van het evenement, de boodschap of het imago kan enkel in uitzonderlijke situaties plaatsvinden, met name wanneer deze elementen een ernstige aantasting vormen van de openbare orde, de goede zeden, de democratische waarden, de fundamentele rechten of het imago van de gemeente.

Voor elke gemeentelijke zaal zijn de toegangs- en gebruiksvoorwaarden en de categorieën van aanvragers vastgelegd in dit reglement. Het college kan bovendien bijzondere voorwaarden opleggen voor de terbeschikkingstelling van een gemeentelijke zaal. Om het naleven van de voorwaarden te controleren, mag de toegang tot de plaatsen niet worden geweigerd aan personen die door het college zijn gemachtigd om een controle uit te voeren.

De aanvrager is verplicht de voorwaarden uit zijn toelating en alle bepalingen van dit reglement na te leven. Het college kan echter, op gemotiveerd voorstel, afwijkingen toestaan van de voorwaarden van dit reglement.

Het college van burgemeester en schepenen neemt zonder beroep een beslissing over de gevallen die niet in dit reglement zijn voorzien.

Artikel 35 – Beperkingen voor het gebruik van gemeentelijke zalen

In de gemeentelijke zalen is het verboden evenementen te organiseren waarvoor een toegangsprijs wordt gevraagd, in welke vorm dan ook.

Het is ook verboden een gemeentelijke zaal onder te verhuren of ter beschikking te stellen van een derde, zowel tegen betaling als gratis.

Aanvragers van categorieën 5 en 6 mogen de gemeentelijke zalen op het Jachthof slechts twee keer per maand gebruiken, ongeacht het aantal begunstigden. Extra aanvragen worden geweigerd.

Artikel 36 – Tarieven voor het gebruik van een gemeentelijke zaal en betaling

Voor het gebruik van een gemeentelijke zaal voor de organisatie van een evenement is een retributie verschuldigd.

De betaling van de retributie en de betaling van de waarborg moeten afzonderlijk gebeuren op de rekening van de gemeente Etterbeek die in de toelating wordt vermeld. Een betalingsbewijs moet uiterlijk 7 werkdagen voor de start van het evenement worden bezorgd. Als de betaling niet tijdig wordt uitgevoerd, kan het gebruik worden geweigerd en/of kan het materiaal niet ter beschikking worden gesteld.

Na afloop van het evenement moet de aanvrager contact opnemen met de gemeente om de terugbetaling van zijn waarborg te vragen. Deze terugbetaling gebeurt binnen 30 dagen, na aftrek van een eventuele inhouding.

Artikel 37 – Annulering

Elke annulering moet schriftelijk naar animatie@etterbeek.brussels worden gestuurd en bij voorkeur telefonisch worden bevestigd.

De dienst Animatie moet de annulering uiterlijk drie werkdagen voor de geplande datum van het evenement ontvangen.

Na deze termijn wordt de annulering als laattijdig beschouwd (zie Artikel 38).

In geval van overmacht kan de reservering van rechtswege worden geannuleerd door het gemeentebestuur. Enkel de bedragen voor de huur en de waarborg worden terugbetaald, zonder verdere schadevergoeding.

Artikel 38 – Laattijdige annulering

In geval van laattijdige annulering door de aanvrager, dat wil zeggen drie werkdagen voor het evenement, blijven de kosten verschuldigd.

Artikel 39 – Schade veroorzaakt tijdens het gebruik van een gemeentelijke zaal

De aanvrager is verantwoordelijk voor de schade veroorzaakt aan de gemeentelijke zaal en/of aan het ter beschikking gestelde materiaal tijdens of na het gebruik.

Elke opmerking over eventuele schade die wordt vastgesteld bij de ingebruikname van de plaatsen of bij de ontvangst van het materiaal moet onmiddellijk worden meegedeeld aan de afgevaardigde van de gemeente en schriftelijk aan de dienst Animatie (animatie@etterbeek.brussels), uiterlijk op de eerste werkdag na het gebruik.

Het is verboden de inrichting van de lokalen te wijzigen, voorwerpen aan muren, plafonds of vloeren te bevestigen of materiaal of voorzieningen in de lokalen te brengen zonder voorafgaande en schriftelijke toestemming van het college. Het gaat onder andere, zonder limitatief te zijn, over: elektrisch materiaal (geluidsinstallatie, koelkast, kooktoestel, enz.), voedingsmiddelen, enz.

De verantwoordelijkheid van de gemeente Etterbeek kan in geen enkel geval worden ingeroepen, in welke vorm dan ook, voor ongevallen of schade bij de aanvrager of bij derden als gevolg van het transport, de installatie of het gebruik van materiaal of meubilair dat geen eigendom is van de gemeente.

De gemeente wijst elke verantwoordelijkheid af in geval van tekortkomingen met betrekking tot toelatingen die door de aanvrager moeten worden aangevraagd.

Artikel 40 – Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid door de aanvrager

De aanvrager moet een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten ten aanzien van derden, voor schade veroorzaakt tijdens het gebruik.

Artikel 41 – Normen voor veiligheid, hygiëne en geluid

§1. Alle installaties, toestellen, voorzieningen of voedingsmiddelen die in een gemeentelijke zaal worden gebracht, moeten voldoen aan de geldende normen voor veiligheid, conformiteit en hygiëne. Het gaat onder andere, zonder limitatief te zijn, over:

• Tijdelijke installaties zoals podia, tenten, opblaasstructuren, enz.
• Elektrisch materiaal, pyrotechnisch materiaal, enz.
• Kookmateriaal zoals barbecues
• Voedingsmiddelen.

Als de niet-conformiteit wordt vastgesteld voor het evenement, behoudt het college zich het recht voor het gebruik van het betrokken materiaal te verbieden, of zelfs het gebruik van de gemeentelijke zaal te verbieden tot volledige regularisatie.

§2. De aanvrager die een muzikaal of geluidselement wil gebruiken moet:

• Vooraf een occasionele muziekvergunning aanvragen bij het gemeentebestuur.
• Vooraf een aangifte indienen bij het platform Unisono voor de vergoeding van auteurs en artiesten.
• Tijdens het evenement de geluidsregels naleven: het volume mag niet hoger zijn dan 85 dB, het geluid mag niet later duren dan 22.00 uur en het geluid mag geen hinder veroorzaken voor andere gemeentelijke zalen.

Artikel 42 – Opruimen, schoonmaak en ontbrekend of beschadigd materiaal

De aanvrager moet de gemeentelijke zaal, en het eventueel ter beschikking gestelde materiaal, in de oorspronkelijke staat herstellen zodra het evenement is afgelopen. De aanvrager moet dan ook een lichte schoonmaak uitvoeren: de zaal vegen, de tafels afkuisen, de vuilnisbakken leegmaken, enz.

Bij tekortkomingen voert het gemeentebestuur de schoonmaak uit op kosten van de aanvrager.

Als er materiaal ontbreekt of beschadigd is, voert het gemeentebestuur de vervanging uit op kosten van de aanvrager tegen de kostprijs.

Artikel 43 – Naleving van de uren

Het opbouwen en afbreken van het toegelaten materiaal vallen binnen de gebruiksperiode, net als de tijd die nodig is voor de schoonmaak.

De zaal moet uiterlijk op het tijdstip vermeld in de toelating worden vrijgegeven.

Afdeling 2 – Voorwaarden en tarieven voor de zalen op het Jachthof

Artikel 44 – Uren

Het gebruik van een gemeentelijke zaal op het Jachthof is mogelijk tijdens de volgende uren:

Van maandag tot en met donderdag: van 19.00 uur tot 21.00 uur, dus maximaal 2 uur

• Op vrijdag: van 19.00 uur tot 22.00 uur, dus maximaal 3 uur
• Op zaterdag: van 14.00 uur tot 23.00 uur, dus maximaal 9 uur
• Op zondag: van 10.00 uur tot 20.00 uur, dus maximaal 10 uur

De vastgestelde uren zijn beperkend en elke overschrijding is verboden. In geval van overtreding van deze beperking wordt een uitzonderlijke retributie toegepast volgens de bepalingen het retributiereglement voor administratieve diensten in artikel 32, a, b en c.

De uren uit dit artikel gelden enkel voor aanvragers uit categorie 6.

Artikel 45 – Beschrijving van de gemeentelijke zalen

§1. Hal (DoorGang)

• Ligging: benedenverdieping van het gemeentehuis
• Capaciteit: 472 personen (vrije oppervlakte)
• Eten en drinken is toegelaten.

§2. Zaal Christian Debaty

• Ligging: 2e verdieping van het gemeentehuis
• Capaciteit: 251 personen (vrije oppervlakte)
• Beperking: het meubilair in de zaal kan niet worden verplaatst, eten en drinken is verboden

§3. Europazaal

• Ligging: 1e verdieping van het gemeentehuis
• Capaciteit: 50 personen (vrije oppervlakte)
• Beperking: eten en drinken is verboden

§4. Refter (met of zonder keuken)

• Ligging: 2e verdieping van het gemeentehuis
• Capaciteit: 72 personen (zittend)
• Toegelaten gebruik: vergadering, lezing, maaltijd, buffet, drink...

Artikel 46 – Tarieven van de gemeentelijke zalen

Voor de terbeschikkingstelling van een gemeentelijke zaal zijn retributies verschuldigd volgens het retributiereglement voor administratieve diensten in artikel 32, a.

Artikel 47 – Vrijstellingen van de retributie en beperking van het gebruik

Artikel 47 bis – Uitzonderlijke toelating voor de zaal Christian Debaty – Overeenkomst

Voor elk gebruik van de zaal Christian Debaty door aanvragers van categorie 6 (organisaties met gemeentelijke steun) wordt een overeenkomst opgesteld.

Het toepasselijke bedrag wordt bepaald op basis van de aard van de aanvrager (met of zonder winstoogmerk) en wordt vastgesteld volgens het retributiereglement voor administratieve diensten in artikel 32, a.

Afdeling 3 – Voorwaarden en tarieven voor de zalen buiten het Jachthof

Artikel 48 – Uren

De zalen van Fontenay-Sous-Bois zijn het hele jaar toegankelijk, met uitzondering van de schoolvakanties en de vrijdagen voor een schoolvakantie. Ze mogen enkel gebruikt worden tijdens de openingsuren van het park. Dit doet geen afbreuk aan de mogelijkheid voor de gemeente om de zalen uitzonderlijk te vorderen wanneer een crisissituatie dat vereist.

De refter van de Colombe de la Paix is één dag per weekend toegankelijk, tot uiterlijk 2u00 's ochtends.

De vastgestelde uren zijn beperkend en elke overschrijding is verboden. In geval van overtreding van deze beperking wordt een uitzonderlijke retributie toegepast volgens de bepalingen het retributiereglement voor administratieve diensten in artikel 32, a, b en c.

Artikel 49 – Beschrijving van de gemeentelijke zalen

§1. Kleine zaal van de Tuinen van Fontenay-sous-Bois

• Ligging: Veldstraat 67
• Capaciteit: ------
• Beperkingen:

• het is verboden voertuigen te parkeren in het park

• Gebruik van de zalen met respect voor de buurt en de rust in de wijk
• eten en drinken is enkel toegelaten als de andere zaal niet beschikbaar is

• Procedure voor de sleutels:

1. De aanvrager maakt een afspraak met de dienst Animatie om de sleutels op te halen.

2. De sleutels worden overhandigd in het gemeentehuis op de laatste werkdag voor het gebruik van de zaal (tussen 8.30 en 12.00 uur).

3. De sleutels worden teruggeven op de eerste werkdag na het gebruik van de zaal (tussen 8.30 en 12.00 uur).

Als de sleutels niet op tijd worden opgehaald, is de zaal niet toegankelijk.

§2. Grote zaal van de Tuinen van Fontenay-sous-Bois

• Capaciteit:------
• Beperkingen:

• Het is verboden voertuigen te parkeren in het park
• Gebruik van de zalen met respect voor de buurt en de rust in de wijk
• eten en drinken is enkel toegelaten als de andere zaal niet beschikbaar is

• Procedure voor de sleutels:

• De aanvrager maakt een afspraak met de dienst Animatie om de sleutels op te halen.
• De sleutels worden overhandigd in het gemeentehuis op de laatste werkdag voor het gebruik van de zaal (tussen 8.30 en 12.00 uur).
• De sleutels worden teruggeven op de eerste werkdag na het gebruik van de zaal (tussen 8.30 en 12.00 uur).
• Als de sleutels niet op tijd worden opgehaald, is de zaal niet toegankelijk.

§3. Refter van Colombe de la Paix

• Ligging: Generaal Tombeurstraat 78–80
• Capaciteit: 175 personen maximaal
• Beperkingen:

• De keuken ernaast mag in geen geval worden gebruikt.
• Enkel de refter mag worden gebruikt.
• De toegang tot andere schoollokalen is verboden.
• Het gewenste materiaal (tafels, stoelen, servies, enz.) moet apart worden gereserveerd en is niet inbegrepen in de huurprijs.

Artikel 50– Tarieven van de zalen buiten het Jachthof

Voor de terbeschikkingstelling van een gemeentelijke zaal buiten het Jachthof zijn retributies verschuldigd volgens het retributiereglement voor administratieve diensten in artikel 32, b en c.

Artikel 51 – Vrijstelling van de retributie

Zalen van de Tuinen van Fontenay-sous-Bois

Refter van Colombe de la Paix

Afdeling 4 – Voorwaarden en tarieven voor de klaslokalen

Artikel 52 – Uren

Sommige gemeentescholen kunnen klaslokalen ter beschikking stellen voor activiteiten. De mogelijke uren zijn:

• Maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag: van 17.00 uur tot 22.00 uur
• Woensdag: van 13.00 uur tot 22.00 uur
• Weekend, feestdagen en schoolvakanties: van 9.00 uur tot 22.00 uur.

Het gebruik gebeurt op uurbasis. Eén gebruik komt overeen met één uur.

De klaslokalen worden ter beschikking gesteld voor:

• Taallessen
• Huiswerkschool
• Avondlessen
• Muziekles

Artikel 53 – Tarieven van de klaslokalen

Voor de terbeschikkingstelling van een klaslokaal zijn retributies verschuldigd volgens het retributiereglement voor administratieve diensten in artikel 32, d.

Afdeling 5 – Voorwaarde en tarieven voor de huur van materiaal

Artikel 54 – Hoofdaanvraag en bijkomende aanvraag

De aanvraag voor de terbeschikkingstelling van gemeentelijk materiaal is steeds bijkomend aan een hoofdaanvraag voor het gebruik van een gemeentelijke zaal. Met andere woorden: als er geen toelating is voor het gebruik van een gemeentelijke zaal, is er de facto geen aanvraag voor de terbeschikkingstelling van gemeentelijk materiaal toegelaten.

Daarnaast mogen de volgende aanvragers geen gemeentelijk materiaal aanvragen, zelfs als zij een aanvraag voor de bezetting van de openbare ruimte indienen:

• Natuurlijke of rechtspersonen niet afkomstig uit Etterbeek.
• Handelaars buiten vereniging

Artikel 55 – Toepassing van een retributie

Voor de terbeschikkingstelling van gemeentelijk materiaal in het kader van het gebruik van een gemeentelijke zaal is een retributie verschuldigd. De periode van de retributie beperkt zich tot de duur van het evenement en omvat noch de dagen van ontvangst van het materiaal, noch de dagen van teruggave van het materiaal.

In afwijking van de vorige paragraaf geldt dat, als het materiaal niet op de afgesproken datum wordt teruggegeven of slechts gedeeltelijk wordt teruggegeven, de retributie blijft lopen tot de volledige teruggave van het materiaal.

Artikel 56 – Vrijstellingen van de retributie

De volgende categorieën kunnen gemeentelijk materiaal gebruiken tijdens een bezetting van de openbare ruimte zonder retributie

Artikel 57 – Lijst van materiaal dat ter beschikking kan worden gesteld

§1. De lijst van beschikbaar materiaal staat op de website www.etterbeek.brussels of is op aanvraag beschikbaar bij de dienst Animatie. Het ter beschikking gestelde materiaal is strikt beperkt tot het materiaal dat in de oorspronkelijke aanvraag staat vermeld en binnen de grenzen van de beschikbare voorraad. Latere toevoegingen worden niet aanvaard.

§2. Elektrisch materiaal is enkel voorbehouden voor gemeentelijke activiteiten. In dat geval is de aanwezigheid van de elektriciens vereist tijdens de volledige duur van het evenement.

Artikel 58 – Levering en ophaling van materiaal

§1. De levering en ophaling van het materiaal vinden verplicht plaats van maandag tot en met vrijdag (uitgezonderd feestdagen) tussen 8.30 en 15.30 uur, op de dag, het uur en de plaats vermeld in de aanvraag. De aanvrager of één van zijn vertegenwoordigers moet aanwezig zijn bij de levering en ophaling van het materiaal. Als de aanvrager of zijn vertegenwoordiger niet aanwezig is op de voorziene dag, uur en plaats voor de ontvangst van het materiaal, wordt de verhuur van rechtswege geannuleerd.

§2. De aanvrager controleert het geleende materiaal. Hij moet elke afwijking die hij vaststelt bij de levering melden aan de dienst Animatie via e-mail naar animation@etterbeek.brussels. Als de aanvrager geen opmerkingen doorgeeft aan de dienst Animatie bij ontvangst van de bestelling, wordt het materiaal geacht in perfecte staat ter beschikking te zijn gesteld.

§3. Het opbouwen en afbreken van het geleende materiaal gebeurt door de aanvrager.

§4. De aanvrager moet het geleende materiaal gebruiken als een voorzichtig en redelijk persoon.

Artikel 59 – Interpretatiegeschil

Het college van burgemeester en schepenen van de gemeente Etterbeek neemt een beslissing over alle interpretatiegeschillen over de bepalingen uit dit reglement.

Artikel 60 – Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 20 januari 2026.