HOOFDSTUK 1: ALGEMEEN
ENIGE AFDELING: Voorwerp en opdracht
Voorwerp
De gemeenteraad van Etterbeek richt een adviesraad op, “commissie voor mobiliteit en verkeersveiligheid” genaamd, om een regelmatige dialoog tot stand te brengen tussen het gemeentebestuur, de bevoegde gemeentediensten en de vertegenwoordigers van het maatschappelijk middenveld.
Opdracht
De commissie heeft raadgevende bevoegdheden. Ze heeft de volgende opdrachten:
- Een constructieve uitwisseling tussen de belanghebbenden over uitdagingen in verband met mobiliteit en verkeersveiligheid mogelijk maken.
- Advies uitbrengen over structurele projecten op het vlak van mobiliteit en verkeersveiligheid die door de gemeente worden uitgevoerd.
- Aanbevelingen formuleren over elk project ter verbetering van de mobiliteit en de verkeersveiligheid in de gemeente.
De commissie kan geen persoonlijke kwesties behandelen.
De commissie handelt zonder afbreuk te doen aan de opdrachten van de andere officiële adviserende instanties die werken binnen een gemeentelijke bevoegdheid. Hun advies is vereist wanneer een punt op de agenda van de commissie betrekking heeft op hun projecten.
HOOFDSTUK 2: DE COMMISSIE
AFDELING 1: De rol en de adviezen van de commissie
Raadgevende rol
De commissie brengt adviezen uit op vraag van het college van burgemeester en schepenen.
Ze legt ook aanbevelingen voor aan het college.
De adviezen van de commissie hebben een raadgevend karakter.
Het college van burgemeester en schepenen motiveert zijn beslissing als het beslist het advies of de aanbeveling van de commissie niet te volgen.
AFDELING 2: Samenstelling van de commissie
Leden
De commissie is als volgt samengesteld:
- Een ambtenaar die verantwoordelijk is voor burgerparticipatie
- Een ambtenaar die verantwoordelijk is voor mobiliteit en verkeersveiligheid
- Een ambtenaar van de dienst Preventie
- Zes inwoners van Etterbeek die worden geloot volgens de voorwaarden uit artikel 5, §1 van dit reglement
- Een vertegenwoordiger per vereniging die actief is op het vlak van mobiliteit, met een minimum van 3 vertegenwoordigde verenigingen, na een kandidatuuroproep volgens de voorwaarden uit artikel 5, §2 van dit reglement
- Een vertegenwoordiger van mensen met beperkte mobiliteit en een vertegenwoordiger van de handelaarsverenigingen volgens de voorwaarden uit artikel 5, §3 van dit reglement
- Een vertegenwoordiger van de politiezone Montgomery
De burgemeester en de schepen of schepenen die bevoegd is of zijn voor mobiliteit, verkeersveiligheid en/of preventie zijn aanwezig en hebben het statuut van waarnemer. Zij worden gehoord voorafgaand aan de debatten in de commissie om de elementen toe te lichten die nodig zijn om een agendapunt te begrijpen.
De andere leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen ook vragen om deel uit te maken van de commissie in functie van de agenda.
Voorwaarden voor de aanstelling van de leden
De burgers die in de commissie zetelen worden geloot door de dienst die daartoe wordt aangesteld door het college van burgemeester en schepenen op basis van een extractie uit het rijksregister en in naleving van de wetgeving over de bescherming van persoonsgegevens.
De personen die zo worden geloot (minstens 60 personen) worden persoonlijk gecontacteerd en krijgen volledige informatie over de doelstellingen en de werking van de commissie.
Nadat zij die informatie hebben gekregen, beschikken die personen over een termijn van één week om hun deelname aan de commissie te aanvaarden of te weigeren. Op basis van de positieve antwoorden wordt er opnieuw een loting gedaan als dat nodig is om een quotum van 3 mannen en 3 vrouwen te behalen, waarbij ervoor gezorgd wordt dat de verschillende wijken van de gemeente zo goed mogelijk zijn vertegenwoordigd.
Als de eerste loting niet voldoende is om dat quotum te behalen, wordt een nieuwe loting uitgevoerd en wordt dezelfde procedure toegepast totdat het gewenste quotum wordt behaald.
De vertegenwoordigers van de verenigingen die actief zijn op het vlak van mobiliteit worden aangesteld door het college van burgemeester en schepenen op voorstel van de dienst die daartoe werd aangesteld en na een kandidatuuroproep die wordt gepubliceerd door de gemeente. De dienst zorgt ervoor dat de verschillende vormen van mobiliteit die aanwezig zijn in de gemeente zo goed mogelijk worden vertegenwoordigd.
De vertegenwoordigers van mensen met beperkte mobiliteit worden geloot door de dienst die daartoe werd aangesteld door het college van burgemeester en schepenen na een kandidatuuroproep die wordt gepubliceerd door de gemeente.
Alle leden zijn vrij om zich terug te trekken uit de commissie.
Het ontslag wordt schriftelijk gericht aan het college van burgemeester en schepenen dat het ontslag meedeelt aan de gemeenteraad zodat die er akte van kan nemen en het ontslag kan bevestigen. Het college van burgemeester en schepenen kan, met een gemotiveerde beslissing en na verhoor, een lid uitsluiten dat een houding heeft aangenomen die ingaat tegen het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens.
Er wordt een lijst met plaatsvervangers opgesteld om eventuele terugtrekking, ontslag of verhindering van leden op te vangen. De plaatsvervangers moeten beantwoorden aan dezelfde eisen als de effectieve leden van de commissie. Deze lijst wordt om de twee jaar bijgewerkt op basis van de oorspronkelijke procedure.
HOOFDSTUK 3. WERKING
AFDELING 1. De zittingen
Voorzitterschap van de zittingen
Tijdens de eerste bijeenkomst na de installatie wordt de commissie gezamenlijk voorgezeten door de leden van het college van burgemeester en schepenen die bevoegd zijn voor verkeersveiligheid, preventie en mobiliteit.
Vanaf de tweede vergadering stelt de commissie een voorzitter/voorzitster en een vicevoorzitter/vicevoorzitster aan uit zijn leden, met uitsluiting van de waarnemers, op basis van een stemming met gewone meerderheid.
De voorzitter/voorzitster van de commissie zit de zitting voor en leidt de zitting in functie van de agenda.
De vicevoorzitter/vicevoorzitster vervangt de voorzitter/voorzitster in geval van afwezigheid.
In geval van aanwezigheid van de twee bovengenoemde leden stellen de aanwezigheid een voorzitter ad interim aan via gewone meerderheid.
Ritme van de zittingen
De commissie komst minstens 2 keer per jaar samen (tijdens de week, na 18 uur).
AFDELING 2. Secretariaat
Dienst Participatie
Agenda
De agenda wordt opgesteld op basis van de punten die worden voorgelegd door de betrokken diensten, door het college van burgemeester en schepenen en door elk lid van de commissie.
De tweetalige agenda wordt vastgelegd door het secretariaat zeven werkdagen voor de geplande datum van de commissie, in overleg met de voorzitter/voorzitster van de commissie. De agenda wordt samen met de uitnodiging aan de leden bezorgd.
Uitnodigingen
De uitnodigingen worden verstuurd door de dienst Burgerparticipatie. Ze worden via e-mail verstuurd naar de leden van de commissie zeven dagen voor de vergadering alsook naar de leden van het college van burgemeester en schepenen.
Verslagen van de vergaderingen
De verslagen van de vergaderingen worden opgesteld door het secretariaat.
Ze vermelden de aanwezige, verontschuldigde en afwezige personen en geven een synthetische weergave van de debatten, advies en aanbevelingen over de onderwerpen die op de agenda van de vergadering.
Het verslag wordt via e-mail verstuurd naar de leden van de commissie binnen 10 werkdagen na de vergadering. Het verslag wordt indien nodig aangepast en wordt goedgekeurd aan het begin van de volgende zitting.
AFDELING 3: Beslissingen van de commissie
Beslissing en aanwezigheidsquorum
Binnen de commissie worden de adviezen en aanbevelingen goedgekeurd bij consensus.
In geval van een impasse die verhindert om de adviezen en aanbevelingen aan te nemen die op de agenda staan, kan de commissie overgaan tot een stemming met gekwalificeerde meerderheid (met twee derden).
Bovendien is een aanwezigheidsquorum van meer dan 40 procent van de leden nodig om de commissie te kunnen laten plaatsvinden. De commissie kan enkel geldig beraadslagen als dat quorum bereikt is.
In geval van afwezigheid van een lid van de commissie kan geen volmacht worden voorgelegd.
AFDELING 4. Afwezigheden op vergaderingen
Motiveringsvereisten
Afwezigheden op vergaderingen moeten gemotiveerd worden.
Als een lid drie opeenvolgende keren afwezig is zonder motivering, wordt hij beschouwd als zijnde ontslagnemend.
HOOFDSTUK 4: Mandaat
Duur van het mandaat
De leden zetelen drie jaar vanaf hun aanstelling.
Het mandaat eindigt door:
- ontslag
- ongerechtvaardigde afwezigheid gedurende drie opeenvolgende vergaderingen
- het ontstaan van onverenigbaarheden/belangenconflicten met de opdrachten van de commissie. De hoedanigheid van lid van de commissie is niet verenigbaar met:
- de uitoefening van een openbaar mandaat[1], al dan niet via verkiezing verkregen en al dan niet bezoldigd op Europees, federaal, gewestelijk, gemeenschaps- of lokaal niveau, met inbegrip van de mandaten binnen elke structuur, openbaar of privé, die onderworpen is aan de wetgeving betreffende de overheidsopdrachten of waarbinnen een vertegenwoordiging van politieke fracties georganiseerd wordt of die een subsidie krijgt van de gemeente ;
- de uitoefening van elke andere activiteit die bezoldigd wordt door de gemeente, het OCMW of de politiezone.
- Het zich schuldig maken aan grof of beledigend gedrag of taalgebruik jegens wie dan ook.
Vrijwilligersvergoedingen
Aanwezigheid op de commissie geeft elk geloot lid of verenigingslid recht op een vrijwilligersvergoeding zoals bedoeld in de wetgeving betreffende het vrijwilligerswerk.
HOOFDSTUK 5: Overgangsregeling, interpretatiegeschil en evaluatie
Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op ...
Interpretatiegeschil
Het college van burgemeester en schepenen neemt een beslissing over alle interpretatiegeschillen met betrekking tot de bepalingen uit dit reglement.
Evaluatie
Om de raad te verbeteren, wordt dit reglement jaarlijks geëvalueerd door de gemeenteraad op basis van een activiteitenverslag en een evaluatie die wordt uitgevoerd door de leden van de commissie.