Reglement voor opnames

Artikel 1: Toepassingsgebied van het reglement en definities

§1. Dit reglement is van toepassing op aanvragen voor een toelating om opnames te maken op het grondgebied van de gemeente Etterbeek, waarbij de bezetting van gemeentelijke gebouwen en/of de openbare weg noodzakelijk is.

Als de bezetting van de openbare ruimte onderworpen is aan een wetgeving voor medebeheer, moet de aanvrager de vereiste toelatingen verkrijgen bij de verschillende instellingen en deze verplicht aan het gemeentebestuur bezorgen vóór de organisatie van het evenement.

§2. Voor dit reglement wordt de volgende definitie gebruikt voor “opname”: elke opname van beelden die, na montage, worden gebruikt voor een videofilm van welke aard ook die aan een ruim of beperkt publiek zal worden vertoond.

Er zijn 5 categorieën van opnames:

• 1e categorie: studentenwerken of gelijkgestelde projecten
• 2e categorie: film van openbaar nut of preventie
• 3e categorie: documentaire korte en middellange films
• 4e categorie: fictiefilm langspeelfilm
• 5e categorie: reclamespots en/of commerciële films - bedrijfsfilms

§3. Voor dit reglement wordt de volgende definitie gebruikt voor “openbare weg”:  elke verbindingsweg voor het openbaar verkeer (wegen, bermen, voetpaden, parken, openbare groene ruimtes en tuinen, pleinen en speelterreinen, galerijen en doorgangen gelegen op privé-eigendom die toegankelijk zijn voor het publiek, voetwegen, erfdienstbaarheden van doorgang die voor het publiek toegankelijk zijn, enz.) die kan worden gebruikt voor het maken van een opname of voor het parkeren van voertuigen, het opslaan van materiaal en het ontvangen van opnameploegen.

§4. Voor dit reglement wordt de volgende definitie gebruikt voor “gemeentelijk openbaar gebouw”:  elke plaats die onder het beheer van de gemeente Etterbeek valt (gemeentelijke bouwwerken, gebouwen en lokalen, gemeentescholen, begraafplaatsen, musea, zwembaden, gemeentelijke sportinfrastructuren, enz.) en die kan worden gebruikt voor het maken van een opname of voor het parkeren van voertuigen, het opslaan van materiaal en het ontvangen van opnameploegen.

Artikel 2 – Voorwaarden

De algemene voorwaarden voor de bezetting van de openbare weg en/of het gebruik van een gemeentelijk openbaar gebouw blijven van toepassing voor opnames.

Toelatingsaanvragen worden ingediend bij de bevoegde overheid volgens artikel 3 van dit reglement via het juiste formulier.

Artikel 3 – Reserveringen

§1. Aanvragen voor de bezetting van de openbare weg en/of het gebruik een gemeentelijk openbaar gebouw voor het maken van opnames worden gericht aan het college van burgemeester met een brief aan de dienst Animatie (Kazernenlaan 31/1, 1040 Etterbeek) of via e-mail (animatie@etterbeek.brussels).

§2. Het volledige dossier wordt ingediend minstens 20 werkdagen voor de start van de opnames. Werkdagen zijn alle dagen van de week, behalve zaterdag, zondag en feestdagen.

§3. Het aanvraagformulier dat verplicht moet worden gebruikt staat op de website van de gemeente en/of is beschikbaar bij de dienst Animatie (etterbeek.brussels).

§4. Aanvragen die niet conform en/of onvolledig zijn worden niet verder behandeld.

§5. De toelating voor opnames wordt uitgereikt onder de opschortende voorwaarde van betaling, uiterlijk 24 uur vóór de start van de opname, van het retributiebedrag dat wordt vermeld in de toelating en wordt berekend volgens artikel 6 van dit reglement.

§6. De toelating voor opnames is enkel geldig voor één enkel opnameproject en is niet overdraagbaar.

§7. Aanvragen voor een verlenging van de toelating moet worden ingediend bij de dienst Animatie vóór het einde van de bezetting die oorspronkelijk werd toegelaten.

§8. De toelating voor opnames is geldig tot de vervaldag of tot de herroeping ervan.

§9. Het behoud of de vernieuwing van de toelating is geen verworven recht van de aanvrager.

§10. De toelating voor opnames wordt uitgereikt onverminderd alle voorafgaande administratieve of andere toelatingen die vereist zijn voor het maken van de opname.

Artikel 4 – Bij te voegen documenten

§1. De volgende documenten moeten bij het aanvraagformulier worden gevoegd:

1. Naam en telefoonnummer van de persoon die tijdens de opnames op elk moment ter plaatse bereikbaar zal zijn.
2. Een synopsis met, indien van toepassing, de vermelding dat er bij de opnames een enscenering kan zijn van criminele feiten, ongevallen, het gebruik van vuurwapens, speciale effecten (water, regen, sneeuw).
3. Een technische fiches met de datums, locaties (binnen en buiten), opname-uren...
4. Een schatting van het maximumaantal personen (acteurs, technici, enz.) dat op enig moment aanwezig zal zijn op de opnamelocatie(s).
5. Het maximumaantal en de beschrijving van de voertuigen die voor de opnames worden gebruikt (auto’s, vrachtwagens, opleggers, aanhangwagens, enz.).
6. Een beschrijving van de uitrusting en installaties die voor de opnames worden gebruikt (generatoren, hefwerktuigen, steigers, verlichting, podia, enz.).
7. De exacte datums, locaties en uren van eventuele bezettingen van de openbare weg voor het opbouwen en afbreken van de uitrusting en installaties.
8. Een beschrijving van de eventuele gevolgen voor het parkeren op voorwaarde dat hulpdiensten op elk moment toegang moeten hebben tot de locaties.
9. Een attest van de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid, en indien van toepassing een beroepsaansprakelijkheid van de aanvrager van de toelating. Deze verzekering moet de aanvrager dekken tegen de financiële gevolgen van aansprakelijkheid voor lichamelijke, materiële en immateriële schade aan derden en aan de gebruikte openbare plaatsen veroorzaakt in het kader van de opname. Een kopie van de algemene en bijzondere voorwaarden van de verzekeringspolis moet eveneens worden toegevoegd.
10. Een verklaring waarin de gemeente Etterbeek wordt gevrijwaard van alle aansprakelijkheid voor schade die uit de opnames kan voortvloeien.
11. Een nauwkeurig en op schaal opgesteld plan van de betrokken locaties en installaties.
12. Als het type opname dit vereist (vuurwerk, vuurwapens, pyrotechnische effecten, ontploffingen, enz.): een veiligheidsplan en een verslag van de Dienst voor Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

§2. Als de bovengenoemde informatie en documenten ontbreken, is de aanvraag onontvankelijk en wordt de toelating de facto geweigerd.

Artikel 5 – Verplichtingen van de begunstigde van een toelating voor opnames

§1. Onverminderd de eventuele bijzondere voorwaarden naargelang de aard van de opnames en de bepalingen van het algemeen politiereglement van Etterbeek heeft de begunstigde van een toelating voor opnames de volgende verplichtingen:

1. Voor buitenopnames moet de begunstigde van de toelating minstens drie werkdagen voor de start van de filmopnames systematisch tweetalige informatie verspreiden naar de betrokken bewoners, handelaars en verenigingen. De volgende informatie moet meegedeeld worden aan de bewoners: de nodige inrichtingen voor de opnames (parkeren van voertuigen, eventuele hinder...) en dat er bij de opnames eventueel een enscenering kan zijn van criminele feiten, ongevallen, het gebruik van vuurwapens, speciale effecten (water, regen, sneeuw, pyrotechniek…), stunts, specifieke uniformen of de aanwezigheid van dieren.
2. Ook het telefoonnummer van een verantwoordelijke wordt vermeld. Die is op elk moment bereikbaar.
3. Elke persoon die deel uitmaakt van de opnameploeg moet zich respectvol en verantwoordelijk gedragen en mag enkel de plaatsen bezetten die specifiek zijn voorzien in de toelating(en).  De begunstigde van de toelating moet de plaatsen na de opnames terug in de oorspronkelijke staat brengen.
4. Geluidsoverlast moet tot een minimum beperkt worden en de begunstigde van de toelating moet de wetgeving inzake de milieubescherming naleven (respect voor fauna en flora, geluidsnormen, afvoer van afvalwater in de riolering, systematische verwijdering van afval voor het einde van elke opnamedag…).
5. De begunstigde van de toelating moet zelf de nodige rechten en toelatingen verkrijgen, meer bepaald auteursrechten en persoonlijkheidsrechten van derden die noodzakelijk zijn voor de verwezenlijking, de verspreiding en de exploitatie van het werk dat opgenomen wordt.
6. Enkel de begunstigde van de toelating is verantwoordelijk voor zijn eigen goederen of voor de goederen die aan hem toevertrouwd werden.  Hij is verantwoordelijk voor het behoud van en het toezicht op uitrusting, materiaal, accessoires, decors en installaties die hem toebehoren of die, indien van toepassing, toebehoren aan dienstverleners die voor zijn rekening werken.
7. Enkel de begunstigde van de toelating is verantwoordelijk voor elke schade aan openbare gebouwen en plaatsen die hem ter beschikking gesteld werden voor de opnames en voor elke schade aan derden, ambtenaren en gebruikers in het kader van zijn bezetting van de plaatsen voor de opnames.  Hij brengt de gemeente Etterbeek onmiddellijk op de hoogte van elke schade of beschadiging.
8. De toelating om opnames te maken en de verzekeringspolissen voor de opnames moeten steeds voorgelegd kunnen worden aan een verantwoordelijke van de politie of aan een bevoegde gemeenteambtenaar.
9. De begunstigde van de toelating zorgt ervoor dat de medewerkers en het personeel onder zijn gezag de verplichtingen zullen respecteren.

§2. Als de bovengenoemde verplichtingen niet worden gerespecteerd, kan de gemeente Etterbeek de opnames schorsen, onverminderd het recht om de betaling te eisen van de bedragen voorzien in artikel 6 van dit reglement.

Artikel 6 – Tarieven

§1. De tarieven voor filmopnames zijn de tarieven uit het retributiereglement voor administratieve diensten, zoals beschreven in artikel 31.

§2. In geval van onderbreking van de opnames door de begunstigde van de toelating vóór het einde van de opnames blijven de al betaalde bedragen verschuldigd.

§3. Elke aanvrager kan bij het college van burgemeester en schepenen een gedeeltelijke of volledige vrijstelling van betaling aanvragen (bijvoorbeeld om sociale of schoolse redenen) voor zijn opnames.

Deze aanvraag moet schriftelijk gebeuren volgens artikels 3 §1 en 2 en 4 van dit reglement en moet de elementen bevatten die de legitimiteit ervan kunnen rechtvaardigen.

§4. Op gemotiveerd voorstel kan het college van burgemeester en schepenen afwijken van de voorwaarden van dit reglement en, zonder beroep, beslissen over gevallen die niet door dit reglement zijn voorzien.

Artikel 7 – Bijzondere voorwaarden

Geen enkele foto of opname mag een close-up bevatten van graftekens of grafmonumenten en de naam van overledenen mag niet zichtbaar zijn zonder de schriftelijke toestemming van de betrokken families. 

Elke opname moet de geldende wetgeving naleven, met inbegrip van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het algemeen politiereglement.

Artikel 8 – Vermelding

De begunstigde van de opnametoelating verbindt zich ertoe een dankwoord aan de gemeente Etterbeek te laten verschijnen in de aftiteling van de videofilm.

Artikel 9 – Inwerkingtreding van het reglement

Dit reglement treedt in werking op 20 januari 2026.

Artikel 10 – Interpretatiegeschil

Het college van burgemeester en schepenen van de gemeente Etterbeek neemt een beslissing over alle interpretatiegeschillen over de bepalingen uit dit reglement.