Subsidiereglement “Youth Climate Action Fund 2026-2027”

Artikel 1 – Aard van de subsidie

§1. 1. De gemeente Etterbeek lanceert een projectoproep voor jongeren van 15 tot 24 jaar en aan organisaties die met jongeren werken. Deze projectoproep wordt gelanceerd in het kader van het programma van de stichting Bloomberg Philanthropies “Youth Climate Action Fund“, waarvoor de gemeente Etterbeek werd geselecteerd.

Deze projectoproep kadert binnen de pijler burgerparticipatie van het Klimaatplan van Etterbeek, dat tot doel heeft de uitstoot van broeikasgassen op het grondgebied van de gemeente te verminderen en strategieën te ontwikkelen voor aanpassing aan de klimaatverandering. 

§2. Via subsidies van 1.000 tot 5.000 USD (ongeveer 860 tot 4.300 euro) wil de gemeente de mobilisatie van jongeren voor het klimaat bevorderen, in overeenstemming met de thema’s die in haar Klimaatplan zijn opgenomen. Het totale beschikbare budget voor alle subsidies die worden toegekend in het kader van het “Youth Climate Action Fund 2026–2027” bedraagt 40.000 USD (ongeveer 34.400 euro*).

Artikel 2 – Deelnamevoorwaarden

§1. De projectdragers zijn rechtspersonen die actief zijn binnen het jeugdbeleid, door jongeren worden geleid of ten dienste staan van jongeren: vzw’s, jeugdbewegingen, scholen, bibliotheken, musea, enz.

Zij moeten rechtmatig opgerichte entiteiten zijn en beschikken over een bankrekening op naam van de organisatie.

Om zich kandidaat te stellen, moeten projectdragers hun maatschappelijke zetel of exploitatiezetel in Etterbeek hebben of minstens hun verankering of het bestaan van een afdeling op het grondgebied van de gemeente Etterbeek aantonen. Het project moet in Etterbeek worden ontwikkeld.

Alle commerciële organisaties zijn uitgesloten. Private ondernemingen, particulieren, politieke partijen of organisaties die aan een politieke partij zijn verbonden komen niet in aanmerking. Feitelijke verenigingen komen niet in aanmerking.

§2. Eenzelfde projectdrager kan tot drie subsidies ontvangen voor afzonderlijke projecten.

Artikel 3 – Ontvankelijkheidsvoorwaarden voor de projecten

§1. Om ontvankelijk te zijn, moeten de projecten aantonen dat zij een impact hebben op de vermindering van de uitstoot van broeikasgassen of strategieën voorstellen voor aanpassing aan de klimaatverandering.

De projecten moeten verwijzen naar één of meerdere strategische doelstellingen van het Klimaatplan van Etterbeek, namelijk:

1. Mobiliteit – De uitstoot door het vervoer van personen of goederen verminderen.
2. Gebouwen – De uitstoot door het energieverbruik van gebouwen verminderen
3. Hulpbronnen – Een circulair beheer van hulpbronnen verzekeren en de afvalsortering optimaliseren
4. Koolstofarme economie – Een lokaal en duurzaam commercieel en cultureel aanbod aanmoedigen
5. Duurzame voeding – De consumptie van duurzame voeding aanmoedigen en de lokale voedselproductie stimuleren
6. Veerkracht van het grondgebied – De effecten van de klimaatverandering in de stad en in de openbare ruimte voorkomen en zich ertegen beschermen
7. Water – Het waterbeheer aanpassen aan de nieuwe klimaatomstandigheden.
8. Biodiversiteit en milieu – De biodiversiteit en het milieu beschermen.
9. Klimaatgovernance – Burgers betrekken en sensibiliseren voor de effecten van klimaatverandering en de milieugevolgen van hun levensstijl

§2. De projecten moeten:

• Worden voorgesteld, ontworpen en geleid door minstens twee jongeren van 15 tot 24 jaar en gedragen worden door een organisatie die in aanmerking komt (zie Artikel 2);
• Uiterlijk op 1 april 2027 afgerond zijn (zie Artikel 9);
• De nadruk leggen op leiderschap en actie door jongeren;
• Minstens het volgende omvatten:
  • één concrete realisatie (bijvoorbeeld het aantal te organiseren evenementen);
  • één resultaat (bijvoorbeeld wat geproduceerd/gerealiseerd zal worden tijdens hun evenementen);
  • een cijfermatige doelstelling (bijvoorbeeld het aantal personen die zullen worden gesensibiliseerd, het aantal geplante bomen, de hoeveelheid afval die wordt vermeden, enz.)

Artikel 4 – Selectiecomité

§1. Een selectiecomité onderzoekt de dossiers. Dat comité bestaat uit:

• een lid van de dienst Klimaat,
• een medewerker van de dienst Ecologische Transitie,
• een lid van het college van burgemeester en schepenen dat bevoegd is voor Jeugd of een van zijn vertegenwoordigers,
• een lid van de bevoegde gemeentedienst, afhankelijk van de strategische doelstelling van het Klimaatplan van Etterbeek waarop het ingediende project betrekking heeft (of de meest relevante strategische doelstelling);
• een extern lid dat niet behoort tot het gemeentebestuur van Etterbeek, vooraf geselecteerd door de 3 eerste leden van het selectiecomité, uit professionals actief in het domein van jeugd en/of klimaat, via een oproep tot kandidaten en bij voorkeur met expertise op het terrein.

Een quorum van 3 van de 5 leden is voldoende om te vergaderen en beslissingen te nemen.

§2. In geval van een belangenconflict bij een lid van het selectiecomité met betrekking tot een project, mag de betrokkene niet deelnemen aan de besprekingen en beslissingen over het betrokken project. Er is sprake van een belangenconflict wanneer:

• De betrokkene dit spontaan aangeeft;
• De betrokkene zelf projectdrager is;
• Het selectiecomité oordeelt dat er een belangenconflict bestaat.

§3. De mandaten van de leden van het selectiecomité worden kosteloos uitgeoefend.

§4. Het selectiecomité legt gemotiveerde voorstellen voor de toekenning van de subsidie voor aan het college van burgemeester en schepenen.

Het college van burgemeester en schepenen beslist over de toekenning van de subsidies, die het kan goedkeuren, wijzigen of weigeren, op basis van het advies van het selectiecomité bedoeld in §1.

De beslissing van het college van burgemeester en schepenen om de subsidie al dan niet toe te kennen wordt door de dienst Ecologische Transitie via e-mail meegedeeld aan de projectdragers.

Artikel 5 – Selectiecriteria

§1. Het selectiecomité baseert zich op de volgende criteria om zijn advies te geven over het al dan niet toekennen van de subsidie:

• De omvang van de verwachte impact op gedragsverandering, kennis, attitudes of processen die leiden tot een vermindering van de uitstoot van broeikasgassen en tot een betere aanpassing aan de klimaatverandering;
• De reproduceerbaarheid of voorbeeldfunctie; 
• De participatieve en/of samenwerkende aanpak met andere betrokken actoren (scholen, verenigingen, gemeenten…);
• Het aantal strategische doelstellingen van het Klimaatplan van Etterbeek dat door het project wordt gedekt: een diversiteit aan thema’s wordt aangemoedigd;
• De haalbaarheid van de uitvoering binnen de timing; 
• Het voorziene budget (met detail van de geplande uitgaven);
• De inclusie van kwetsbare doelgroepen;
• De voortzetting van het project na afloop van de subsidie;
• De aandacht voor de communicatie en de zichtbaarheid van het project;
• Het innovatieve karakter; 
• De getroffen wijk: prioriteit wordt gegeven aan projecten die impact hebben op het gemeentelijk initiatief  “Heropleving van de Jacht/Sint-Antoonwijk”, zonder dat dit criterium een uitsluitingsgrond vormt.

Artikel 6 – Bedrag van de subsidie

§1. De subsidies bedragen tussen 1.000 en 5.000 USD (zijnde 860 euro tot 4.300 euro*).

Het selectiecomité maakt een analyse van het budget dat bij de kandidatuur werd ingediend. Als dit budget als overgewaardeerd wordt beschouwd, behoudt de gemeente Etterbeek zich het recht voor het subsidiebedrag te beperken tot het deel van het budget dat zij gerechtvaardigd acht.  

Het selectiecomité besteedt bovendien aandacht aan een billijke verdeling van de subsidies tussen projectdragers, behandelde thema’s, voorgestelde realisaties en beoogde doelgroepen.

De kosten voor materiaal en infrastructuur mogen niet meer dan 50% van het totale projectbudget bedragen.

Artikel 7 – Subsidiabele uitgaven

§1. De volgende uitgaven komen in aanmerking:

• Leveringen en materiaal voor het project, inclusief de huur en aankoop van artikelen die rechtstreeks nodig zijn voor de uitvoering van het project (uitrusting, gereedschap, benodigdheden, enz.);
• Kosten voor de organisatie van gemeenschapsevenementen, workshops of educatieve sessies die rechtstreeks verband houden met het project, inclusief zaalhuur, drukwerk en catering;
• Kosten voor het verkrijgen van de nodige vergunningen voor de uitvoering van het project volgens de lokale regelgeving;
• Redelijke kosten voor vervoer over land voor de deelnemende jongeren of teamleden die rechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van het project;
• Communicatiemateriaal om het project bekend te maken;
• Redelijke kosten voor opleiding en mentorschap die worden aangeboden in het kader van participatieve workshops met de jonge deelnemers;
• Kapitaalinvesteringen, voor zover zij niet meer dan 50% van de subsidie bedragen en een essentieel onderdeel van het project vormen;
• Administratieve kosten die verenigingen kunnen aanrekenen voor het beheer van de subsidie in naam van de jonge projectverantwoordelijken. Deze kosten mogen niet meer dan 15% van het totale subsidiebedrag bedragen;
• Kleine bedragen ter ondersteuning van de deelname van jongeren (bijvoorbeeld dagvergoedingen voor maaltijden), op voorwaarde dat deze uitgaven redelijk zijn in verhouding tot de activiteiten. Deze uitgaven mogen in geen geval het grootste deel van de subsidie uitmaken.

§2. De volgende uitgaven komen niet in aanmerking:

• Huur of lasten;
• Registratiekosten voor een vereniging zonder winstoogmerk;
• Vergoedingen en kosten van sprekers die slechts indirect verband houden met het project ;
• Studiebeurzen;
• Rechtstreekse hulp aan particulieren of gezinnen;
• Partijpolitieke bijdragen of gelijkaardige uitgaven;
• Uitgaven verbonden aan politieke campagnes, fondsenwerving of gelijkaardige projecten;
• Uitgaven verbonden aan lobbying;
• Uitgaven verbonden aan commerciële activiteiten;
• Fondsenwervingscampagnes, dotatiefonds of gesponsorde leerstoelen;
• Evenementen of fondsenwerving die geen verband houden met klimaatactie door jongeren;
• Herverdeling van subsidies of het doorgeven van subsidies aan andere organisaties of particulieren.

Artikel 8 – Procedure voor de uitbetaling van de subsidie

§1er De uitbetaling van de subsidie zal gebeuren binnen maximaal zes weken na de goedkeuring van de winnaars door het college van burgemeester en schepenen.

§2. Elke uitgave in verband met de subsidie moet worden gestaafd met een op naam gestelde, gedateerde en ondertekende factuur, gekoppeld aan een uitgave uit het voorziene budget. Alle bewijsstukken moeten aan de gemeente worden bezorgd zodra het project wordt afgesloten en uiterlijk op 07/04/2027. Om aanvaard te worden, moeten de facturen gedateerd zijn tussen de datum van toekenning van de subsidie en 01/04/2027.

§3. De begunstigde van de subsidie verbindt zich ertoe om het ontvangen bedrag gedeeltelijk of volledig terug te betalen (zoals gevraagd door het college van burgemeester en schepenen) in geval van volledige of gedeeltelijke niet-uitvoering van het project, niet-naleving van dit reglement met betrekking tot het gebruik van de subsidie, niet-naleving van de termijnen, dat wil zeggen de doelstelling bereiken waartoe de projectdrager zich heeft verbonden en op basis waarvan het college van burgemeester en schepenen heeft beslist de subsidie toe te kennen.

Artikel 9 – Termijnen voor de uitvoering van het project

§1. De projectdragers verbinden zich ertoe de volgende termijnen na te leven:

• Opening van de oproep tot kandidaten: 1 september 2026
• Sluiting van de oproep tot kandidaten: 16 oktober 2026
• Kennisgeving van de selectie: eind oktober/november 2026. Het college kent tussen 8 en 40 subsidies toe.
• Uitbetaling : uiterlijk op 13 november 2026
• Uitvoering van het project: van de datum van kennisgeving van de selectie tot 1 april 2027
• Indiening van de bewijsstukken en het eindverslag: uiterlijk op 7 april 2027

§2. De toekenning van de subsidie ontslaat de aanvrager niet van de verplichting om vooraf de nodige gemeentelijke vergunningen te verkrijgen (aanvraag voor tussenkomst op de openbare weg, vergunningen, enz.).

§3. De projectdrager moet, indien nodig, alle wettelijk verplichte verzekeringen afsluiten voor de duur van de uitvoering van het project.

 

Artikel 10 – Communicatie

§1. Op alle reclame of publicaties in verband met de uitvoering van het project moet het logo van de gemeente Etterbeek worden afgebeeld met de vermelding “Met de steun van de gemeente Etterbeek en in het kader van het programma Youth and Climate Action Fund, ondersteund door Bloomberg Philanthropies”.

Artikel 11 – Kandidatuur

§1. Kandidaturen worden ingediend via het kandidatuurformulier voor de subsidie “Youth Climate Action Fund 2026-2027”, bij voorkeur in elektronische vorm.

§2. Het formulier kan echter ook op papier worden ingediend aan het onthaal van het gemeentebestuur van Etterbeek of per post worden verzonden (Gemeentebestuur van Etterbeek, dienst Ecologische Transitie – Kazernenlaan 31/1, 1040 Etterbeek).

§3. Kandidaturen worden aanvaard vanaf 1 september 2026. De oproep tot kandidaten blijft gedurende minstens zes weken geopend. Het college van burgemeester en schepenen kan beslissen de openings- en sluitingsdatum van de projectoproep te wijzigen, zonder dat de duur van de kandidatuurperiode kan worden verkort tot minder dan zes weken.

§4. Dossiers die onvolledig zijn ingevuld of na de sluitingsdatum van de oproep tot kandidaten worden ingediend worden als onontvankelijk beschouwd. Voor dossiers die per post worden verzonden geldt de poststempel als bewijs van de indieningsdatum.

Artikel 12 – Non-discriminatieclausule

§1. De projectdragers verbinden zich ertoe geen enkele vorm van discriminatie te tolereren op grond van geslacht, nationaliteit, ras, huidskleur, afstamming, nationale of etnische afkomst, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, godsdienst of levensovertuiging, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische kenmerken of sociale afkomst tijdens hun activiteiten.

§2. De begunstigde van de subsidie verbindt zich ertoe het ontvangen bedrag gedeeltelijke of volledig (afhankelijk van de beslissing van het college van burgemeester en schepenen) terug te betalen in geval van niet-naleving van de non-discriminatieclausule.

Artikel 13 – Gegevensbescherming

§1. De persoonsgegevens die op het formulier worden vermeld worden niet gebruikt voor andere doeleinden dan de verwerking van de subsidieaanvragen en de begeleiding bij de uitvoering van projecten.

§2. Er worden geen gegevens gedeeld met derden zonder toestemming van de projectdragers.

§3. Projectdragers kunnen hun recht op toegang en verbetering van hun gegevens uitoefenen door een e-mail te sturen naar duurzaam.etterbeek@etterbeek.brussels of per brief naar het gemeentebestuur van Etterbeek ter attentie van de dienst Ecologische Transitie.

Artikel 14 – Geschillen

§1. Alle interpretatiegeschillen over deze bepalingen worden ter beslissing voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

* De bedragen in euro worden louter ter indicatie vermeld. Het exacte toegekende bedrag kan variëren afhankelijk van de wisselkoers op het moment van de toekenning.